Известный агрохолдинг подключает сервис обмена для межкорпоративного электронного документооборота и взаимодействия с контрагентами. На предприятиях «Кургансемена» теперь будет меньше канцелярских расходов, а первичку смогут подписывать в 5 раз быстрее.
«Кургансемена» — крупное вертикально-интегрированное объединение. В состав агрохолдинга входят 16 предприятий с общим штатом более 800 человек. Компания занимается производством и сбытом семян сельскохозяйственных культур. Продукцию закупают дистрибьюторы и агропромышленные предприятия более чем в 30 регионах России, а также за рубежом — в Республике Казахстан.
«Вырастить» идеальный документооборот
Ранее на предприятиях «Кургансемена» пользовались бумажными документами. Они терялись, их было сложно хранить и искать, заносить в учетную систему, а печать и доставка до адресата обходились в сотни тысяч рублей в год. Именно поэтому весной 2019-го руководство поставило перед собой цель — автоматизировать взаимодействие в холдинге. Переводом документов и процессов в электронный вид занялась ИТ-компания «Систем-Консалт» (партнер DIRECTUM).
«Согласование и подписание документов затягивалось на несколько дней, а иногда и недель. По этой причине тормозились другие процессы, в том числе оплата за поставку продукции. Не всегда было известно, на какой стадии и где именно находится документ, из-за этого поиск договоров и первички по запросу ФНС занимал много времени», — рассказывает руководитель проектов «Систем-Консалт» Евгений Стоянов.
Избавиться от проблем помогло решение на базе системы DirectumRX, проект внедрения которого стартовал в апреле этого года. На начало сентября специалисты «Систем-Консалт» перевели в электронный вид:
- договорную работу (для этого настроили интеграцию DirectumRX с уже используемой учетной системой «Парус»);
- процессы делопроизводства (входящая и исходящая корреспонденция, контроль исполнения поручений, приказы и распоряжения, служебные записки);
- управление совещаниями.
Теперь в агрохолдинге будут использовать исключительно электронные документы. Договоры, акты, накладные, счета-фактуры и другая первичка доставляются за 2 минуты. При этом они больше не теряются, а затраты на обработку минимальны.
Еще один важный результат проекта — все переданные и полученные документы хранятся в едином электронном архиве. Сотрудник может найти их за несколько секунд, для этого ему нужно лишь указать необходимые параметры поиска.
От внутренних процессов — к внешним
Ежедневно предприятия агрохолдинга пересылают друг другу семена, зерно, масло, средства защиты растений, удобрения и другие товары. Раньше каждая поставка сопровождалась бумажными первичными документами, за год их количество превышало 70 000 экземпляров. Часть счетов-фактур и накладных пропадала в пути, поэтому их выставляли и отправляли заново.
Верным решением проблем стало внедрение межкорпоративного документооборота (МКДО) между предприятиями холдинга. Чтобы выстроить удобную работу, создали единое информационное пространство на базе систем «Парус», DirectumRX и сервиса Synerdocs. В результате настроили непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления в ФНС и хранения электронных документов.
Что дальше?
У агрохолдинга более 10 000 контрагентов — от крупнейших в России предприятий АПК до фермерских хозяйств. Уже сегодня они могут обмениваться электронными документами с компанией «Кургансемена». Причем для этого можно использовать любой сервис — настроен роуминг между Synerdocs и другими операторами ЭДО.
« Электронный документооборот с контрагентами — следующий шаг на пути к максимальной цифровизации холдинга, — рассказывает Евгений Стоянов. — В ближайшее время нововведение позволит экономить время сотрудников на обработку внешних документов и их занесение в систему, а также избавит от расходов на их доставку».
Одним из следующих этапов проекта станет внедрение инструмента DIRECTUM Ario для распознавания первичных документов от контрагентов. Кроме того, чтобы ускорить переход контрагентов на ЭДО, в ближайшее время в холдинге стартует проект подключения. Их мотивацией и информированием займутся специалисты Synerdocs, которые уже успешно провели такие работы для Wildberries, ВЭБ-лизинг, ОФД-Я и других компаний.
