Баннер ФЗ-54
28 ноября 2017, 16:55 3862 просмотра

348 вокзалов «взяли в документооборот»

Для реализации эффективного сотрудничества сетевых операторов с субарендаторами, арендующими площади на вокзальных комплексах «РЖД», потребовалось автоматизировать работу при помощи «1С: Документооборот 8 ПРОФ».

Кто поставил задачу
ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Транссвязь» и ОАО «Трансмаркет»
operatory_rdj_1.jpg
ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Транссвязь» и ОАО «Трансмаркет» (далее группа компаний) — сетевые операторы, работающие в структуре ОАО «РЖД» и управляющие арендованными у РЖД площадями на 348 вокзалах в Москве, Санкт-Петербурге, административных центрах субъектов РФ, городах с населением более 200 тыс. человек. Группа компаний обеспечивает эффективное использование вокзальных площадей, привлекая индивидуальных предпринимателей, сетевые рестораны, салоны связи, мини- и супермаркеты для размещения торговых точек на территории вокзалов. В настоящее время у ГК насчитывается около 500 субарендаторов. Общий объем собственных и привлеченных средств, вложенных в развитие вокзальных комплексов в 2013-2016 гг. в рамках инвестиционной программы, составил более 2,7 млрд руб. Из них более 1,57 млрд руб. были инвестированы в развитие инфраструктуры региональных вокзалов.
Кто решил задачу
Группа компаний «1С-Рарус»
Группа компаний «1С-Рарус» — совместное предприятие «1C» и «Рарус», созданное в 1994 году: более 150 тыс. клиентов, 15 офисов в России и Украине, более 2,6 тыс. сотрудников, 90 отраслевых решений для 17 отраслей экономики.

Задача

Наличие у группы компаний около 500 субарендаторов с индивидуальными условиями сотрудничества предполагает ощутимый объем «бумажной» работы. Ведь помимо ведения регулярной деловой переписки с каждым субарендатором, необходимо заключить гарантийное обязательство или предварительный договор субаренды, а затем – основной договор.

operatory_rdj_2.jpg

Всю эту документацию требуется согласовывать не только внутри компаний, но и с дирекцией железнодорожных вокзалов – филиалом ОАО «РЖД», контролируя финансовые условия и сроки действия каждого договора. Очевидно, что при столь солидном документообороте, никак не обойтись без использования проверенных временем программных продуктов.

Поэтому группе компаний, для того чтобы наладить оперативную переписку с субарендаторами, требовалась информационная система, позволяющая обеспечить надежное хранение документов и сократить время согласования договоров.

Решение

Для того, чтобы оптимизировать работу с более чем 3,5 тыс. документами, ГК обратилась к интегратору «1С-Рарус», имеющему большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».

«Выбирая систему, в расчет принималась возможность быстрого согласования внутренних документов, удобство их хранения и быстрого поиска, а также возможность самостоятельной поддержки системы и дружественный интерфейс, — отметила на бизнес-форуме «1С:ERP 2017» Маргарита Ерофеева, экономист, ОАО «Организация питания на вокзалах».

Компания-интегратор предложила реализовать проект автоматизации на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Внедрение программного продукта позволило решить задачи по делопроизводству, учету и хранению документов, а также контролю исполнения поручений.

operatory_rdj_6.jpg

«Благодаря технологии Agile процесс был выстроен таким образом, чтобы проводить внедрение небольшими блоками – спринтами – для получения быстрого результата, — отметил Рамиль Аглямов, технический руководитель проектов компании «1С-Рарус». В итоге почти за два месяца, с 1 марта по 27 апреля 2017 года, было создано 30 автоматизированных рабочих мест.

Процедура реализации проекта автоматизации происходила в три этапа. 

Сначала был автоматизирован учет входящих и исходящих документов, сформирована номенклатура дел, настроены нумераторы и авто-заполняемые шаблоны файлов. 

Во вторую очередь интегратор произвел автоматизацию договорной деятельности, создав категории по 23 видам внутренних документов.

operatory_rdj_7.jpg

А в завершении процесса удалось автоматизировать процессы движения документов с формированием шаблонов по процессам согласования, исполнения и ознакомления.

Для повышения общего уровня компетенции владения программой были записаны видео-курсы по работе с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» и сделаны памятки по заполнению реквизитного состава документов.

Результат

Итогами автоматизации стали:

  • единая система для организации формализованных процессов структурированной информации;
  • введение шаблонов действий сотрудников, ускорившее обработку документов;
  • упрощение и прозрачность процесса электронного согласования;
  • возможность работы с документами территориально удаленным пользователям;
  • ежедневное формирование электронного реестра исходящих поручений, включающего сроки исполнения;
  • прозрачность во внутренних процессах компании, указывающая на наличие «узких мест». Были выявлены сотрудники, являющиеся ключевыми во многих процессах. Превышение почти в два раза количества задач, по сравнению со средним на сотрудника, дало повод для оптимизации процесса и делегированию задач на подчиненных;
  • автоматизация документооборота позволила развивать проект в сторону внедрения учетной системы «1С:Аренда и управление недвижимостью 8» и ее интеграции с «1С:Документооборот».
Читайте также кейсы:
Производитель обуви «Брис-Босфор»: автоматизация по-крупному
«Ремит»: автоматизация как драйвер для внедрения инноваций
ТД «Гулливер и Ко» оптимизировал бизнес-процессы с помощью ERP-системы

Роман Хохлов, специально для Retail.ru 

 

Поделиться публикацией:
Источник: Retail.ru
Подписывайтесь на наш канал в Telegram и Яндекс.Дзен , чтобы первым быть в курсе главных новостей Retail.ru.
Как проинструктировать сотрудника, чтобы он действ...
513
Как начать производить товары под собственной торг...
441
Вадим Макаренко, директор по маркетингу дивизиона ...
3054
Хуан Хосе Фреихо (Juan José Freijo), директор по у...
528
«Ренессанс Косметик» оптимизировала ERP-систему
6543
Опыт сотрудничества испанского ритейлера и компани...
2416

Для реализации эффективного сотрудничества сетевых операторов с субарендаторами, арендующими площади на вокзальных комплексах «РЖД», потребовалось автоматизировать работу при помощи «1С: Документооборот 8 ПРОФ».

Кто поставил задачу
ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Транссвязь» и ОАО «Трансмаркет»
operatory_rdj_1.jpg
ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Транссвязь» и ОАО «Трансмаркет» (далее группа компаний) — сетевые операторы, работающие в структуре ОАО «РЖД» и управляющие арендованными у РЖД площадями на 348 вокзалах в Москве, Санкт-Петербурге, административных центрах субъектов РФ, городах с населением более 200 тыс. человек. Группа компаний обеспечивает эффективное использование вокзальных площадей, привлекая индивидуальных предпринимателей, сетевые рестораны, салоны связи, мини- и супермаркеты для размещения торговых точек на территории вокзалов. В настоящее время у ГК насчитывается около 500 субарендаторов. Общий объем собственных и привлеченных средств, вложенных в развитие вокзальных комплексов в 2013-2016 гг. в рамках инвестиционной программы, составил более 2,7 млрд руб. Из них более 1,57 млрд руб. были инвестированы в развитие инфраструктуры региональных вокзалов.
Кто решил задачу
Группа компаний «1С-Рарус»
Группа компаний «1С-Рарус» — совместное предприятие «1C» и «Рарус», созданное в 1994 году: более 150 тыс. клиентов, 15 офисов в России и Украине, более 2,6 тыс. сотрудников, 90 отраслевых решений для 17 отраслей экономики.

Задача

Наличие у группы компаний около 500 субарендаторов с индивидуальными условиями сотрудничества предполагает ощутимый объем «бумажной» работы. Ведь помимо ведения регулярной деловой переписки с каждым субарендатором, необходимо заключить гарантийное обязательство или предварительный договор субаренды, а затем – основной договор.

operatory_rdj_2.jpg

Всю эту документацию требуется согласовывать не только внутри компаний, но и с дирекцией железнодорожных вокзалов – филиалом ОАО «РЖД», контролируя финансовые условия и сроки действия каждого договора. Очевидно, что при столь солидном документообороте, никак не обойтись без использования проверенных временем программных продуктов.

Поэтому группе компаний, для того чтобы наладить оперативную переписку с субарендаторами, требовалась информационная система, позволяющая обеспечить надежное хранение документов и сократить время согласования договоров.

Решение

Для того, чтобы оптимизировать работу с более чем 3,5 тыс. документами, ГК обратилась к интегратору «1С-Рарус», имеющему большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».

«Выбирая систему, в расчет принималась возможность быстрого согласования внутренних документов, удобство их хранения и быстрого поиска, а также возможность самостоятельной поддержки системы и дружественный интерфейс, — отметила на бизнес-форуме «1С:ERP 2017» Маргарита Ерофеева, экономист, ОАО «Организация питания на вокзалах».

Компания-интегратор предложила реализовать проект автоматизации на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Внедрение программного продукта позволило решить задачи по делопроизводству, учету и хранению документов, а также контролю исполнения поручений.

operatory_rdj_6.jpg

«Благодаря технологии Agile процесс был выстроен таким образом, чтобы проводить внедрение небольшими блоками – спринтами – для получения быстрого результата, — отметил Рамиль Аглямов, технический руководитель проектов компании «1С-Рарус». В итоге почти за два месяца, с 1 марта по 27 апреля 2017 года, было создано 30 автоматизированных рабочих мест.

Процедура реализации проекта автоматизации происходила в три этапа. 

Сначала был автоматизирован учет входящих и исходящих документов, сформирована номенклатура дел, настроены нумераторы и авто-заполняемые шаблоны файлов. 

Во вторую очередь интегратор произвел автоматизацию договорной деятельности, создав категории по 23 видам внутренних документов.

operatory_rdj_7.jpg

А в завершении процесса удалось автоматизировать процессы движения документов с формированием шаблонов по процессам согласования, исполнения и ознакомления.

Для повышения общего уровня компетенции владения программой были записаны видео-курсы по работе с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» и сделаны памятки по заполнению реквизитного состава документов.

Результат

Итогами автоматизации стали:

  • единая система для организации формализованных процессов структурированной информации;
  • введение шаблонов действий сотрудников, ускорившее обработку документов;
  • упрощение и прозрачность процесса электронного согласования;
  • возможность работы с документами территориально удаленным пользователям;
  • ежедневное формирование электронного реестра исходящих поручений, включающего сроки исполнения;
  • прозрачность во внутренних процессах компании, указывающая на наличие «узких мест». Были выявлены сотрудники, являющиеся ключевыми во многих процессах. Превышение почти в два раза количества задач, по сравнению со средним на сотрудника, дало повод для оптимизации процесса и делегированию задач на подчиненных;
  • автоматизация документооборота позволила развивать проект в сторону внедрения учетной системы «1С:Аренда и управление недвижимостью 8» и ее интеграции с «1С:Документооборот».
Читайте также кейсы:
Производитель обуви «Брис-Босфор»: автоматизация по-крупному
«Ремит»: автоматизация как драйвер для внедрения инноваций
ТД «Гулливер и Ко» оптимизировал бизнес-процессы с помощью ERP-системы

Роман Хохлов, специально для Retail.ru 

 

348 вокзалов «взяли в документооборот»РЖД, 1С: Документооборот, документооборот, сетевые операторы, 1C, 1C-Рарус, кейсы1C
https://www.retail.ru/local/templates/retail/images/logo/login-retail-big.png 243 67
348 вокзалов «взяли в документооборот»
https://www.retail.ru/local/templates/retail/images/logo/login-retail-big.png 243 67
SITE_NAME https://www.retail.ru
https://www.retail.ru/cases/146763/2018-07-24