14 апреля 2008, 17:22 7344 просмотра

Учет и анализ ассортимента: бухгалтерский и финансово- экономический подходы

Николай Кувшинов, ООО «КомПрактикс»

После того как вы заполнили ассортиментную линейку в момент открытия магазина, вам необходимо заняться сбором статистики о продажах и закупках. И бухгалтерский учет вам в этом поможет. Статистика должна быть полной и своевременной для наиболее полного удовлетворения потребителей и получения данных для анализа прибыльности ассортимента. Анализ прибыльности ассортимента поможет вам в расстановке приоритетов.

Как лучше вести учет ассортимента? Как вести документы правильно, чтобы вы не нарвались на штрафы контролирующих органов? Какие данные вам нужно накапливать для наиболее полного анализа ассортимента? Как производить анализ для правильной установки приоритетов? На эти и другие вопросы отвечает данная статья.

Введение

Существует множество подходов к управлению ассортиментом, и каждый поражает большим количеством методов. Но все эти методы взаимосвязаны. Именно поэтому я не представляю себе рассмотрение финансово-экономического подхода без рассмотрения бухгалтерского. Бухгалтерский подход – это точность плюс учет, а ведь именно на этом строятся методы финансово-экономического анализа и планирования. В своей жизни я не раз встречал компании, в которых один отдел был вынужден дублировать функции другого отдела, и все только из-за того, что директор или владелец компании экономил деньги на программном обеспечении.

Зачем вести учет два, а то и три, четыре раза? Когда можно всеми отделами пользоваться одной программой для принятия решений. Если вы заботитесь о безопасности, то достаточно разграничить доступ в программе сотрудникам разных подразделений. Если же вы озабочены экономией на налогах, то поверьте: злоупотребления со стороны организации рождают злоупотребления среди сотрудников. Правильное распределение функций среди сотрудников по отношению к учету и анализу информации в программном обеспечении позволяет:

  • экономить деньги на дорогостоящих сотрудниках аппарата управления за счет отсутствия дублирования функций и уменьшения количества расчетов;
  • быстрее обслуживать покупателей и тем самым увеличивать оборот и, как следствие, прибыль;
  • получать достоверные данные о положении дел на предприятии;
  • своевременно получать информацию об оборотах и достаточно четко осуществлять налоговое планирование;
  • точно и своевременно планировать запасы и закупки.

Всех преимуществ не счесть. И поверьте, что при отсутствии современного оборудования и программного обеспечения вы теряете гораздо больше, чем получаете.

Бухгалтерский учет в торговле

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Основными задачами бухгалтерского учета являются:

  • формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
  • обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
  • предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Бухгалтерский учет должен вести главный бухгалтер организации, а в случае его отсутствия ответственность за его ведение несет руководитель организации.

Все это, конечно, правильно и замечательно, но нас будут интересовать первичные документы и та информация, которую из них можно извлечь. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Это делается путем доверенности или приказа по предприятию. На основании первичных документов вносятся записи в регистры бухгалтерского учета, которые обобщают имеющуюся в первичных документах информацию.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. На основании данных регистров бухгалтерского учета вносятся данные в регистры налогового учета. На основании данных налогового учета платятся налоги государству.

В соответствии с пунктом 1 Постановления правительства Российской Федерации от 08 июля 1997 года № 835 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике возлагаются функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, предусмотрев при этом, что содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономики Российской Федерации.

Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. На данный момент существуют и действуют следующие альбомы унифицированных форм, относящиеся к торговле:

  • «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132);
  • «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132);
  • «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132);
  • «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09 августа 1999 года № 66).

Совместно с этим Госкомстат России выпускает «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации» (утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24 марта 1999 года № 20), в абзаце 2 которого говорится: «В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается».

Согласно п. 1 ст. 172 Налогового кодекса Российской Федерации, налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пп. 3, 6–8 ст. 171 настоящего Кодекса.

Исправления в счетах-фактурах не допускаются, исправления в накладных допускаются, но они должны быть заверены подписями как грузоотправителя, так и грузополучателя.

И еще момент, о котором стоит упомянуть. Счета-фактуры являются односторонним документом продавца и свидетельствуют об уплате суммы НДС поставщику. По Гражданскому кодексу РФ, сделка по договору купли-продажи должна быть осуществлена в письменной форме. При договоре с поставщиком она должна быть заключена в письменной форме договора и товарно-сопроводительных документов, а при договоре с покупателем свидетельством публичного договора является чек или иной документ, свидетельствующий об оплате. Таким образом, ведение взаиморасчетов с поставщиками по счетам-фактурам является необоснованным. Однако счета-фактуры являются необходимыми для налогового учета и списания НДС.

Почему я об этом говорю?

Среди исполнителей бытует мнение, что если бухгалтерским учетом занимается бухгалтерия, то они и ответственны за правильное оформление товарно-транспортных документов. Однако такие заявления нисколько не соответствуют действительности. Бухгалтера же, в свою очередь, очень не любят заниматься товарным учетом. Но если возложить эту функцию на них, согласно приказу, они будут вынуждены им заниматься.

Однако лучше всего, если оформлением первичных учетных документов будут заниматься соответствующие технические службы на соответствующем оборудовании в соответствующем программном обеспечении, поскольку:

  • при использовании штрихового кодирования товаров уменьшается в разы количество ошибок при вводе товаров и уменьшается время обслуживания на кассе одного покупателя;
  • получаются оперативные данные о реальном ежедневном расходе товаров в торговом зале, которые позднее используются в управлении ассортиментом;
  • снижается возможность злоупотреблений персонала путем воровства за счет покупателей, других сотрудников или поставщиков;
  • снижаются расходы на персонал за счет распределения функции бухгалтерии между структурными подразделениями;
  • правильное распределение обязанностей по ведению первичных учетных документов позволяет сократить время на прохождение товаров от поставщика к покупателю.

И поверьте, такая организация продаж позволит получить дополнительные деньги для оплаты налогов, которые без такой организации вы получить не сможете.

Оптимизация управления ассортиментом в момент учета товарно-материальных ценностей

Итак, что же необходимо учесть при определении параметров бухгалтерского учета для управления ассортиментом? Сейчас принципиально существует три подхода к определению продаж товаров:

  • По закупкам.
  • По выдаче в торговый зал.
  • По продажам.

В первом случае объемы продаж определяются по документам поставщика. Во втором – по документам выдачи в торговый зал. В третьем – по кассовым чекам.

Существует еще суммовой учет продаж, который является методом злоупотреблений в продажах. Когда товары от поставщика приходуются по сумме, выдаются по сумме и ежедневно видна только выручка от товаров. При манипуляции с ценами всегда можно изъять из оборота определенную сумму незаметно. Кроме того, данный подход не дает возможности качественной работы с ассортиментом и контроля над реальными продажами товара в розничной торговой точке. А этот контроль необходим при управлении ассортиментом.

Но давайте разберем, что же мы можем понять из каждого из этих подходов.

При оценке продаж мы должны понять:

  • прибыльность товаров;
  • оборачиваемость товаров;
  • периодичность закупок;
  • периодичность спроса;
  • убытки, понесенные магазином за счет списания.

На основании этих данных мы должны понять:

  • правильно ли используются денежные средства;
  • насколько оптимизированы закупки;
  • на каких этапах происходит списание;
  • насколько полно удовлетворяются запросы покупателей.

Это мы можем понять из следующих параметров:

  • периодичность и объемы поставок совмещаются с данными расхода товаров при покупке товаров потребителями за определенное время;
  • из данных списания мы можем понять причины и место списания (торговый зал, склад, приемка товара);
  • время отсутствия товаров на полке.

Что мы сможем понять из этого?

  • По закупкам мы можем понять периодичность закупок товаров и количество закупленных товаров.
  • По выдаче в торговый зал мы сможем понять только выдачу по необходимости товаров в торговый зал.
  • По продажам – периодичность спроса на товар.

Если же мы будем использовать все данные, то поймем все, что необходимо, и узнаем, на каком этапе произошли сбои в продажах.

Самой точной информацией будет совмещение остатков товара на складе в определенный момент, информация о выдаче товара в торговый зал и о продажах товаров. Однако понять причины сбоев мы сможем только при документировании следующей последовательности действий:

  • заказ на товар поставщику;
  • получение товара на складе;
  • остатки товара на складе;
  • списание товаров со склада;
  • выдача товаров на личные нужды сотрудников;
  • выдача товара в торговый зал;
  • остатки товара в торговом зале;
  • продажа товара из торгового зала;
  • списание товаров из торгового зала.

Используя подробный временной анализ, мы можем определить сбои по вине своей фирмы. Точный анализ продаж возможен только при постоянном присутствии товара на полке.

Причем в каждом случае необходимы данные по каждой ассортиментной позиции, уникальность которой для бухгалтерского учета фиксируется с помощью присвоения товару артикула.

Артикул – код товара, фиксирующий уникальный набор характеристик.

Однако здесь возникает вопрос: как фиксировать товар, если один и тот же товар приходит от разных оптовиков-посредников?

Для этого существует множество качественных программ, где фиксируются артикулы поставщиков и артикулы магазина по отдельности, при оформлении накладных прихода в программном обеспечении на основании артикула поставщика выводится артикул магазина. В дальнейшем это экономит время и сокращает ошибки при анализе оборачиваемости ассортиментных позиций.

Какие же формы предусмотрены для документирования каждой из операций?

Заказ на товар поставщику делается в соответствии с договором, в срок, предусмотренный договором, в форме, предусмотренной договором. Заказ товара не предусмотрен альбомами унифицированных форм. Однако для того чтобы заказ стал первичным учетным документом, чтобы потом вы могли сослаться на неисполнение заказа поставщиком при судебных спорах (а за это предусмотрены санкции в Гражданском кодексе), заказ должен содержать следующие реквизиты:

а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен заказ; г) наименование организации, которой высылается заказ; д) содержание хозяйственной операции; е) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; ж) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; з) личные подписи указанных лиц.

Для того чтобы заказ можно было отследить более точно, необходимо еще несколько реквизитов:

  • время составления заказа;
  • дата и время передачи заказа;
  • дата и время получения заказа;
  • реквизиты документов, дающих полномочия на передачу и получение заказа.

Приемка товаров по количеству и качеству от сторонней организации осуществляется на основании накладной по форме ТОРГ-12. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

На основании этого документа составляется акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1.

Эти формы являются внутренними и применяются для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

По строке «Способ доставки» указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т. д.).

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель-посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно. Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.

В случае обнаружения расхождений по количеству и качеству при приемке товаров заполняются акты «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» по форме ТОРГ-2 (для товаров, произведенных в РФ) и «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» по форме ТОРГ-3 (для импортных товаров).

Эти акты применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи. Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т. д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз. Если договором предусмотрен претензионный порядок.

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах. Акт по форме № ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

При этом делаются исправления в накладной по форме ТОРГ-12.

В случае если по результатам приемки товара выявлены излишки товара, которые вы согласны принять, составляется «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» по форме ТОРГ-4.

Этот акт является внутренним документом и применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, т. е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию.

Составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица на складе.

Если же принимается неуказанная в накладных тара, то составляется «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика» по форме ТОРГ-5, который оформляется в том же порядке, как и акт по форме ТОРГ-4.

В случае если принимается весовой товар, то при приемке должен быть учтен вес тары. Завес тары должен быть зафиксирован, поскольку товар должен отпускаться по весу нетто.

«Акт о завесе тары» по форме ТОРГ-6 применяется для оформления приемки и списания завеса тары.

Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации и передается материально ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации. Но лучше иметь его копию для статистики.

В случае если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения.

При передаче двусторонних и внутренних документов любой стороной, которой они выписываются, составляется «Сопроводительный реестр сдачи документов» по форме ТОРГ-31.

Реестры применяются для регистрации приходных и расходных документов.

Реестр составляется в двух экземплярах по внутренним документам материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. В трех экземплярах по двусторонним документам.

Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Третий при двусторонних документах передается лицу, принимающему документы.

Вы видите, сколько документов приходится оформлять при приемке товара, но в хороших программах этот процесс оптимизирован, и на основании одного документа можно оформить все вышеприведенные формы. И чаще всего при приемке товара на склад оформляется акт приемки товаров в форме, установленной программными методами, но при сохранении создаются все вышеперечисленные документы в формах, предусмотренных законодательством. А вам остается только рядом с количеством товаров по накладной установить реальное количество, рядом с весом товаров в накладной – реальный вес товаров. В дальнейшем экономистам останется только сравнить цены.

Но вот мы приняли товар на складе. Что дальше?

Дальше товар может уходить в четырех направлениях:

  • сотрудникам;
  • в торговый зал или для развозной и разносной торговли;
  • на списание;
  • от одного кладовщика другому.

Как оформляется выдача товара со склада?

При передаче товаров сотрудникам, в торговый зал, другим структурным подразделениям оформляется накладная «На внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» по форме ТОРГ-13.

Эта накладная применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр – принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

«Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)» по форме ТОРГ-14 применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т. п., на которые не составляются товарные отчеты.

Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар.

Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации (магазине, базе, складе).

По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров.

В случае если продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков.

Обратите внимание, что в зависимости от вашего учета накладная ТОРГ-13 может выписываться по учетным ценам приемки передаче (!!!!!), предназначенной для приемки-передачи, а накладная по форме ТОРГ-14 выписывается в ценах продажи.

В случае если происходит списание товаров, заполняются следующие формы, которые являются внутренними документами:

  • «АКТ О ПОРЧЕ, БОЕ, ЛОМЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ» (форма ТОРГ-15). Применяется для оформления возникающих по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально ответственного лица или, при необходимости, представителя санитарного надзора. Акт утверждается руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного(ых) лица (лиц) потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий у материально ответственного(ых) лица (лиц).
  • «АКТ О СПИСАНИИ ТОВАРОВ» (форма ТОРГ-16). Применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. В случае необходимости акт составляется с участием представителя санитарного или иного надзора. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий у материально ответственного лица.
  • «АКТ О ПОДРАБОТКЕ, ПОДСОРТИРОВКЕ, ПЕРЕТАРИВАНИИ ТОВАРОВ» (форма ТОРГ-20). Применяется в случае обнаружения понижения качества и порчи товаров. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии на основании приказа, распоряжения руководителя организации о перетаривании, сортировке, подработке, перетрафаречивании. Первый экземпляр вместе с приказом, распоряжением передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
  • «АКТ О ПЕРЕБОРКЕ, СОРТИРОВКЕ ПЛОДООВОЩНОЙ ПРОДУКЦИИ» (форма ТОРГ-21). Применяется на плодоовощных базах или складах для оформления переборки, сортировки картофеля, овощей, фруктов, а также отходов, выявленных при переборке. Акт составляется в двух экземплярах сотрудником базы (склада) на основании приказа (распоряжения) руководителя на каждую культуру отдельно. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Количество отпущенных в переборку и переработку овощей и фруктов проставляется в акте на основании фактического взвешивания. Отходы от переборки указываются отдельно. Вывоз отходов на свалку учитывается со ссылкой на номер накладной, по которой отходы были вывезены.
  • «АКТ О КОНТРОЛЬНОЙ (ВЫБОРОЧНОЙ) ПРОВЕРКЕ ЯИЦ» (форма ТОРГ-22). Актом оформляются результаты контрольной (выборочной) проверки яиц. Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием специалиста по контролю за качеством и прикладывается к приемному акту. При необходимости выдачи акта поставщику он составляется в двух экземплярах.

В данной ситуации так же, если учет ведется на соответствующем компьютерном оборудовании с хорошим программным обеспечением, на основании одного вида документов можно оформить все остальные документы. Если же вы ведете учет непрограммными методами, то вам придется заполнять большое количество журналов, отчего время, затрачиваемое работниками, сильно увеличивается. А следовательно, количество работников может возрасти.

При смене кладовщиков в зависимости от применяемого метода бухгалтерского учета может производиться выборочная проверка товара в местах хранения либо полная инвентаризация товаров на складе.

При выборочной проверке товара в местах хранения заполняется «Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения» (форма № МХ-14). Количество и частота проведения выборочных проверок устанавливается руководителем организации или уполномоченным лицом. Составляется и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. На выявленные при выборочной (контрольной) проверке фактического наличия негодные или испорченные товарно-материальные ценности составляются соответствующие акты. При выявлении товарно-материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает их в опись товарно-материальных ценностей для оприходования. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае.

Однако лучше составлять унифицированную форму «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией» ИНВ-26, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 года № 26, и «Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей» (форма ИНВ-3).

 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» (форма ИНВ-3). Применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма ИНВ-26). Применяются для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Приказ (постановление, распоряжение) (форма ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23). Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25). Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26). До того как применить форму ИНВ-26, необходимо заполнить сличительные ведомости (формы ИНВ-18, ИНВ-19). Они применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй экземпляр передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).

Теперь вы представляете, сколько документов нужно заполнить, прежде чем товары окажутся на полке. Именно поэтому хорошее оборудование в совокупности с хорошим программным обеспечением является залогом быстрого и качественного управления ассортиментом. И остается только один вопрос: если для продажи товаров покупателям достаточно только чека, как отслеживать статистику по проданным товарам? Для этого и существует технология штрихового кодирования. Никто не запрещает вам в чеке печатать наименование товара, количество и сумму. Современное кассовое оборудование позволяет вам это сделать. По результатам чека в общую программу движения товаров заносится расход товара в натуральных единицах. Таким образом, вы всегда сможете достоверно узнать, в какой день сколько товаров продано. Такие точные данные позволяют вам точно осуществлять планирование закупок, доставки и продаж. И поверьте, за счет большого количества ассортиментных позиций для восстановления оперативного бухгалтерского учета может потребоваться большое количество времени и работников. Именно поэтому необходимо вести всю информацию в режиме on-line.

Я специально не касался множества форм документов комиссионной торговли, журналов и отчетов, потому что статья бы получилась о формах документов.

Основы анализа ассортимента

Целью анализа ассортимента является планирование закупок, выставление приоритетов по ассортименту, анализ движения ассортимента и его прибыльности.

Для того чтобы анализ был правильным, вам нужно, прежде всего, вспомнить несколько элементарных законов торговли:

  1. «Продается только тот товар, который стоит на полке». Этот закон говорит о том, что только в случае постоянного присутствия товара на полке торгового зала анализ ассортимента будет правильным.
  2. «Количество ассортиментных позиций определяется полезным полочным пространством». Этот закон говорит о том, что вы сможете расширять количество ассортиментных позиций и производить ротацию ассортимента только в пределах полезного полочного пространства.
  3. «Возможность закупки товаров определяется исходя из свободных денежных средств, размер которых обычно ограничен». Этот закон говорит о том, что, закупая и продавая товар, вы действуете в условиях дефицита денежных средств, поэтому от разумного распределения денежных средств между ассортиментом будет зависеть получение прибыли.
  4. «В торговле побеждает тот, кто за меньшее количество времени чаще оборачивает денежные средства с наибольшей прибылью». Этот закон говорит о том, что важно не только закупить и продать товар, но и делать это чаще с наибольшей прибылью.

Повторюсь, чем подробнее вводится информация, тем легче вам будет руководить процессом движения товаров от поставщика к покупателю. Таким образом, у вас будет четыре логистических активности:

  • поставщик;
  • склад;
  • торговый зал;
  • покупатели.

Если вы работаете с сетью, то у вас будет несколько складов. Товар будет двигаться от поставщика к покупателю через склад и торговый зал. Момент приема-передачи всегда нужно четко фиксировать документально и программно. Только тогда вы получите достоверную картину движения товаров.

При анализе ассортимента для вас будут самыми важными следующие характеристики:

    • количественный расход ассортиментной позиции и время приемки-передачи;
    • прибыль от ассортиментной позиции, прямые и косвенные расходы, постоянные и переменные издержки;
    • правильное распределение денежных средств между закупками ассортимента;
    • постоянное присутствие товара на полке и разрывы в присутствии;
    • классификация ассортимента по наибольшему количеству признаков;
    • временные циклы и сезонность продаж.

Для чего вам это необходимо?

      • Для выяснения структуры ассортимента товаров и взаимодействия товаров внутри ассортимента со стороны продаж.
      • Планирования закупок и продаж.
      • Достижения максимальных финансовых результатов.
      • Наилучшего удовлетворения потребителей.
      • Выяснения возможности и необходимости стимулирования потребителей.

Для того чтобы правильно и прибыльно руководить ассортиментом, обычно применяются следующие методы:

        • оценка циклов продажи товаров;
        • оценка сезонности товаров;
        • оценка разрывов в продажах;
        • экспертная оценка;
        • оценка ценообразования продукта;
        • АВС-анализ;
        • XYZ-анализ;
        • FMR-анализ.

Это, конечно, далеко не все методы анализа, но для того, чтобы понять управление ассортимента, нам необходимо рассмотреть самые основные методы.

Оценка циклов продажи товаров

Мы все прекрасно знаем, что количество продаваемых товаров неравномерно во времени. Именно поэтому выяснение циклов продаж продукта является важной составляющей экономического анализа.

Что же такое цикл продаж? Цикл продаж – это социально обусловленный промежуток времени, характеризуемый закономерным изменением интенсивности спроса. Циклы продаж характеризуются, прежде всего, спросом, который базируется на потребности и возможностях, а также рациональным предложением, которое базируется на спросе и возможностях.

Какими бывают циклы применительно к торговле?

  • законодательные циклы;
  • социально-экономические циклы;
  • религиозные циклы.

Что у нас относится к законодательным циклам?

    • Периоды подведения финансовых итогов, отчетности, проверок и исковой давности – месяц, квартал, год, два года, три года, пять лет;
    • государственные праздники – предпраздничный, праздничный и постпраздничный периоды;
    • выборы – изменение политики государства в отношении экономических образований и социальной политики.

Что у нас относится к социально-экономическим циклам?

  • Дневной цикл – время работы и отдыха;
  • недельный цикл – дни работы и отдыха;
  • зарплатный цикл – получение денежных средств на работе;
  • отпускные циклы – время работы (учебы), время перед отпуском (каникулами), время отпусков (каникул), постотпускное время (после каникул);
  • демографические циклы – периоды интенсивной рождаемости.

К религиозным циклам относятся праздники и посты. Я специально не стал говорить о глобальных циклах, таких как возвращение моды и пр., поскольку сущность экономики заключается в получении прибыли здесь и сейчас.

Каким образом сказывается влияние законодательных циклов на продажи? Периоды подведения финансовых итогов, отчетности, проверок и исковой давности сказываются в основном на действиях конкурентов и уменьшении оборотных средств за счет уплаты налогов и штрафов. В этот момент могут меняться должностные лица в компаниях по результатам отчетности. Государственные праздники сказываются только в соответствии с отношением к ним со стороны населения. Например, праздник 1 мая будет праздноваться только в рабочих районах (и то не во всех), а праздник Нового года – всеми людьми. Причем в предпраздничный период будут покупаться подарки, продукты на стол и пр. Некоторые компании в этот период получают наибольшее количество прибыли. В праздничный период активность спадает, а постпраздничный период характеризуется финансовым дефицитом.

Выборы обычно характеризуются новой социальной и экономической политикой, которая начинает действовать после выборов. Каким образом сказывается влияние социально-экономических циклов на продажах?

Дневной цикл оказывает влияние на поток покупателей. Во время работы поток покупателей маленький, по окончании работы поток покупателей увеличивается.

Недельный цикл характеризуется тем, что с понедельника по четверг покупаются в основном продукты питания, а в пятницу и выходные дни – более дорогостоящие покупки.

Зарплатный цикл – после получения заработной платы люди покупают более дорогие товары, а позднее, перед следующей заработной платой, более дешевые товары.

Зарплатные циклы можно определить по величине купюр, которые вам несут большинство потребителей.

Отпускные циклы характеризуются миграцией населения, подготовкой к миграции, а позднее приездом и дефицитом денежных средств. Демографические циклы характеризуются большим количеством дней рождений.

А религиозные циклы характеризуются увеличением или снижением спроса на определенные продукты питания.

В нашей стране присутствует много конфессий, но приведу только две традиции – мусульманскую и православную, поскольку именно они оказывают наибольшее влияние на спрос. Особенностью таких постов может быть то, что в разный год они могут проходить в различное время. Начнем с мусульманской культуры. В первый день месяца Рамадан (1–30 сентября 2008 года) начинается пост – Ураза, который соблюдается в течение всего месяца и обязателен для всех взрослых, здоровых, ритуально чистых людей. Ритуальная чистота (тахара) в исламе имеет очень большое значение при совершении религиозных обрядов, так как сводится не только к поддержанию внешней чистоты и опрятности, но и означает освобождение от всего оскверняющего. От поста освобождаются беременные, кормящие и больные женщины, дети, престарелые и все те, кто занят на тяжелых работах, участвует в военных действиях, путешествует и т. д. Те же, кто временно освобожден от поста или нарушил его случайно, должны поститься после окончания месяца Рамадан в течение потерянных дней. Добровольные посты сверх обязательного рекомендуются главным образом в месяцах: раджаб (4 июля – 2 августа 2008 года), шаабан (3–31 августа 2008 года), шавваль (30 сентября – 29 октября 2008 года) и мухаррам (10 января – 7 февраля и 29–30 декабря 2008 года). Запрещается поститься в дни двух великих праздников (Ураза-Байрам и Курбан-Байрам) и в случае опасности; порицается пост в пятницу (мусульманский выходной), субботу (день иудеев) и воскресенье (день христиан). Согласно широко распространенному мнению, пост, особенно в месяц Рамадан, является лучшим средством искупления грехов, совершенных в течение года. Мусульманин без посредников отвечает перед Аллахом за свои грехи.

Как известно, исламский пост в месяц Рамадан предусматривает полный отказ от пищи и питья в период от рассвета до заката солнца (и некоторые другие запреты в этот отрезок дня).

В православии посты различаются:

  • очень строгий пост – употребление только сырой растительной пищи;
  • строгий пост – употребление всякой вареной растительной пищи с растительным маслом;
  • обычный пост – кроме того, что едят в строгий пост, можно есть и рыбу (но не мясо и не птицу!);
  • ослабленный пост – употребляется любая пища, кроме мяса.

Календарь православных постов на 2008 год

В русском православии существует четыре многодневных поста, пост в среду и пятницу в течение всего года (за исключением нескольких недель), три однодневных поста.

Великий пост (10 марта – 26 апреля). Сам Спаситель был поведен духом в пустыню, сорок дней искушался дьяволом и ничего не ел в эти дни. Спаситель постом начал дело нашего спасения. Великий пост – пост в честь Самого Спасителя, а последняя страстная седмица этого сорокавосьмидневного поста установлена в честь воспоминания о последних днях земной жизни, страданиях и смерти Иисуса Христа. С особой строгостью соблюдается пост в первую и страстную седмицы. В чистый понедельник принято полное воздержание от пищи. В остальное время: понедельник, среда, пятница – сухоядение (вода, хлеб, фрукты, овощи, компоты); вторник, четверг – горячая пища без масла; суббота, воскресенье – пища с растительным маслом. Рыба разрешается в Благовещение Пресвятой Богородицы и в Вербное воскресенье. В Лазареву субботу разрешается рыбная икра. В страстную пятницу нельзя вкушать пищу до выноса плащаницы.

Петров, или Апостольский пост (23 июня – 11 июля) С понедельника недели всех Святых начинается пост Святых апостолов, установленный перед праздником апостолов Петра и Павла. Этот пост называется летним. Продолжение поста различно в зависимости от того, как рано или поздно бывает Пасха. Постоянно он начинается с понедельника всех Святых, а прекращается 12 июля. Продолжительнейший Петров пост заключает в себе шесть недель, а кратчайший – неделю и один день. Этот пост установлен в честь Святых апостолов, которые постом и молитвою приготовлялись к всемирной проповеди Евангелия и готовили себе преемников в деле спасительного служения. Строгий пост (сухоядение) – в среду и пятницу. В понедельник можно употреблять горячую пищу без масла. В остальные дни – рыба, грибы, крупы с растительным маслом.

Успенский пост (14–27 августа) Через месяц после Апостольского поста наступает многодневный Успенский пост. Он продолжается две недели – с 14 по 27 августа. Этим постом Церковь призывает нас к подражанию Божьей Матери, которая перед переселением своим на небо непрестанно пребывала в посте и молитве. Понедельник, среда, пятница – сухоядение. Вторник, четверг – горячая пища без масла. В субботу и воскресенье разрешается пища с растительным маслом. В день Преображения Господня (19 августа) разрешается рыба, причем если он придется на среду или пятницу.

Рождественский (Филиппов) пост (28 ноября – 6 января) В конце осени, за 40 дней до великого праздника Рождества Христова, Церковь призывает нас к зимнему посту. Он называется и Филиппов, потому что начинается после дня, посвященного памяти апостола Филиппа, и Рождественский, ибо бывает перед праздником Рождества Христова. Этот пост установлен для того, чтобы нам принести Господу благодарственную жертву за собранные земные плоды и приготовиться к благодатному единению с родившимся Спасителем. Устав о пище совпадает с уставом Петрова поста, до дня святителя Николая (19 декабря). Если праздник Введения во храм Пресвятой Богородицы выпадает на среду или пятницу, то разрешается рыба. После дня памяти Святителя Николая и до предпраздненства Рождества разрешается рыба в субботу и воскресенье. В предпраздненство нельзя есть рыбу во все дни, в субботу и воскресенье – пища с маслом. В сочельник нельзя вкушать пищу до появления первой звезды, после чего принято вкушать сочиво – вареные в меду зерна пшеницы или отварной рис с изюмом.

Сплошные седмицы Седмица – неделя с понедельника по воскресенье. В эти дни нет поста в среду и пятницу. Сплошных седмиц пять: Святки – с по 18 января; Мытаря и фарисея – за 2 недели до Великого поста с 18 по 23 февраля; Сырная (масленица) – неделя перед Великим постом (без мяса) с по 9 марта; Пасхальная (Светлая) – неделя после Пасхи с 27 апреля по 3 мая; Троицкая – неделя после Троицы с 16 по 22 июня.

Среда и пятница

Еженедельными постными днями являются среда и пятница. В среду пост установлен в воспоминание о предательстве Иудой Христа, в пятницу – в память крестных страданий и смерти Спасителя. В эти дни недели Святая Церковь запрещает употребление мясной и молочной пищи, а в период недели Всех Святых до Рождества Христова следует воздержание от рыбы и растительного масла. Лишь когда на среду и пятницу приходятся дни празднуемых святых, разрешается растительное масло, а в самые большие праздники, такие как Покров, – рыба. Больным и занятым тяжелым трудом допускается некоторое послабление, чтобы христиане имели силы на молитвы и необходимый труд, но употребление рыбы в неположенные дни и тем более полное разрешение поста уставом отвергается.

Однодневные посты

Крещенский сочельник18 января, накануне Крещения Господня. В этот день христиане готовятся к очищению и освящению святой водой в праздник Крещения.

Усекновение главы Иоанна Предтечи 11 сентября. Это день памяти и гибели великого пророка Иоанна.

Воздвижение Креста Господня27 сентября. Память о страданиях Спасителя на кресте ради спасения рода человеческого. Этот день проводят в молитвах, посте, сокрушении о грехах. Однодневные посты – дни строгого поста (кроме среды и пятницы). Запрещается рыба, но разрешается пища с растительным маслом.

О трапезе в праздники

По церковному Уставу, в праздники Рождества Христова и Богоявления, случившиеся в среду и пятницу, поста нет. В Рождественский и Крещенский сочельники и в праздники Воздвижения Креста Господня и Усекновения главы Иоанна Предтечи разрешается пища с растительным маслом. В праздники Сретения, Преображения Господня, Успения, Рождества и Покрова Пресвятой Богородицы, Введения Ее во храм, Рождества Иоанна Предтечи, апостолов Петра и Павла, Иоанна Богослова, случившиеся в среду и пятницу, а также в период от Пасхи до Троицы в среду и пятницу разрешается рыба.

Календарь православных постов и трапез на 2008 год

Периоды

понедельник

вторник

среда

четверг

пятница

суббота

воскресенье

Великий пост с 10 марта по 26 апреля

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая с маслом

горячая с маслом

Весенний мясоед

 

 

рыба

 

рыба

 

 

Петров пост с 23 июня по 11 июля

горячая без масла

рыба

сухоядение

рыба

сухоядение

рыба

рыба

Летний мясоед

 

 

сухоядение

 

сухоядение

 

 

Успенский пост с 14 по 27 августа

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая с маслом

горячая с маслом

Осенний мясоед

 

 

сухоядение

 

сухоядение

 

 

Рождественский пост с 28 ноября по 6 января

до 19 декабря

горячая без масла

рыба

сухоядение

рыба

сухоядение

рыба

рыба

20 декабря – 1 января

горячая без масла

горячая с маслом

сухоядение

горячая с маслом

сухоядение

рыба

рыба

2–6 января

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая с маслом

горячая с маслом

Зимний мясоед

 

 

рыба

 

рыба

 

 

Но все эти циклы могут влиять на спрос и предложение, а могут и не влиять. И в каждом регионе влияние циклов может быть разным. Именно поэтому необходимо определить влияние этих факторов на спрос и предложение. Уинстон Черчиль утверждал, что искусство политики состоит не только в том, чтобы предсказывать катастрофы, но и в том, чтобы находить объяснения, если она не произошла.

По результатам исследований циклов и их влияния составляется матрица временных колебаний спроса, которая учитывается при планировании закупок и запасов.

В США создана отдельная наука «Экономическая социология», которая отвечает на глобальный вопрос: «Почему?». К тому же могут быть тенденции к увеличению объемов по товарам определенной группы, а может быть уменьшение.

Оценка сезонности товаров

Было замечено, что некоторые товары продаются под влиянием фактора сезонности. Его влияние на спрос безгранично, но в зависимости от него товары подразделяются на:

  • демисезонные товары – товары, которые продаются без влияния сезонности;
  • товары сезонного снижения/повышения спроса – товары, на которые влияет фактор сезонности в сторону снижения или увеличения спроса, но продажа таких товаров все равно происходит;
  • полностью сезонные товары – те, которые продаются в сезон или перед сезоном.

Если привести примеры таких товаров, то демисезонным товаром будет растительное масло. Мы покупаем его вне зависимости от сезона, погодных условий и пр.

Товаром сезонного снижения/повышения спроса будет, например, кефир, который переживает свое четкое повышение спроса летом, особенно во время жары, но покупаем мы его круглогодично.

Примером полностью сезонных товаров будет модная одежда, от которой мы должны избавляться в конце сезона с помощью стока по сниженным ценам (предоставления скидок), зонты, которые покупают перед сезоном дождей или, как правило, во время него, зимние автомобильные покрышки. В результате появляется матрица сезонности товаров. Особенно серьезно нужно подходить к полностью сезонным товарам. В момент снижения спроса вас могут выручить сезонные ассортиментные позиции.

Все эти факторы накладываются на матрицу временных циклов, в результате чего получается матрица снижения-повышения спроса.

Оценка разрывов в продажах

Там, где не действуют временные циклы и сезонность, начинают действовать разрывы в продажах.

Оценка разрывов в продажах относится к причинно-следственным методам анализа. Это означает, что данный метод отвечает на вопрос «Почему?». Разрывы в продажах – это ошибки вашей фирмы в борьбе за покупателя.

Могут существовать следующие виды разрывов в продажах:

  • разрывы, связанные с количеством: товары не были своевременно заказаны в нужных количествах, не выставлены на полку, не приняты на склад и пр.;
  • разрывы, связанные с конкурентами: например, конкурент предлагает гарантийный ремонт бытовой техники, а вы нет;
  • разрывы, связанные со стилем, цветом, вкусом и запахом: в районе, где вы продаете товары, потребители привыкли к другому вкусу, стилю, цвету, запаху;
  • разрывы, связанные с формой: например, потребители привыкли к кефиру в упаковке 0,5 литра, а не 1 литр;
  • разрывы, связанные с качеством: временное ухудшение качества может сказаться на отсутствии продаж конкретного продукта;
  • разрывы, связанные с ценой: эти разрывы работают в случае, если наблюдается эластичность спроса и предложения по цене;
  • разрывы, связанные с сегментами: любой неохваченный каким-либо товаром сегмент в результате может быть разрывом в товарной линии;
  • разрывы, связанные с брендами: любые из вышеперечисленных разрывов могут зеркально отображаться в сознании потребителей на всю линейку бренда;
  • разрывы, связанные с расположением: покупателю не виден продукт, и он не знает, что этот продукт есть в наличии.

В данном случае важно:

    1. Построить сценарий развития продаж продукта.
    2. Оценить суммарные потери денежного потока.
    3. Провести анализ стратегического разрыва.
    4. Определить методы его преодоления.

Необходимо отметить, что разрывы в продажах могут быть от случайных факторов и от единовременных событий. Случайными факторами могут быть форс-мажорные обстоятельства, перечень которых приведен в Гражданском кодексе РФ. А событиями, например, может быть государственный переворот или что-то в этом роде.

Экспертные оценки продаж

В тот момент, когда оценки продаж невозможны собственными силами, на службу управления ассортиментом призываются эксперты со стороны. Эксперты делают свои оценки исходя из опыта и статистических данных по отрасли, с применением своих особых, «уникальных» методик. Что это означает?

На самом деле все методики давно изучены и формализованы. Если рассматривать полное изучение данных продаж, методика будет выглядеть следующим образом.

Оценка ценообразования и прибыльности товара

Когда вы рассчитываете прибыльность товара, вам необходимо разделить цену товара на 5 переменных:

  • закупочная цена товара;
  • постоянные издержки;
  • переменные издержки;
  • прибыль;
  • оборотные налоги.

Для того чтобы оценка была правильной, вам необходимо делать ее по каждой ассортиментной позиции. Но для начала вспомним, что входит в эти понятия.

Закупочная цена товара – цена, по которой по условиям договора вам отдают товар поставщики.

Постоянные издержки – то, что невозможно привязать к партиям товара (например, аренда, налог на имущество, плата за землю, оклады сотрудников, амортизация основных средств и т. д.).

Переменные издержки – то, что непосредственно привязывается и рассчитывается от партии товаров (например, мотивационная часть заработной платы, транспортные расходы, салфетки, если вы продаете хот-доги). Обычно, проверяя расходные материалы, налоговые органы находят множество нарушений. На Западе один предприниматель прогорел из-за того, что вписал в отчетность все салфетки, но уменьшил количество проданных хот-догов. В эту группу входит еще и стимулирование покупателей.

Оборотные налоги – это налоги, которые рассчитываются от оборота.

От чего зависят эти составляющие?

Закупочная цена товара зависит от взаимоотношений с поставщиками и их ассортиментной и финансовой политики. Постоянные издержки зависят от общей организации торговой точки. Переменные издержки – от правильной организации логистики компании. Оборотные налоги – от налоговой политики государства.

Прибыль зависит от эластичности спроса и предложения по цене, конкурентной ситуации и приверженности покупателей к определенным группам товаров.

Теперь давайте выясним, на что мы можем повлиять? На закупочную цену, если это не идет вразрез с ассортиментной и финансовой политикой компании поставщика. На постоянные издержки мы можем повлиять в момент создания торговой точки, позднее вам придется приложить немало усилий при реорганизации. На переменные издержки можно оказать влияние в момент совершения и планирования операций. На прибыль мы можем подействовать, пользуясь всеми влияющими на продажи факторами, как в сторону увеличения прибыли, так и в сторону снижения за счет сокращения издержек.

На налоги мы никакого влияния оказать не можем, а в случае, если мы начнем оказывать влияние на сумму налогов, мы можем подвергнуть компанию прямым юридическим и налоговым рискам.

А рычагов влияния на прибыль у нас, так же, как и потоков, четыре:

  • информационный – распространение определенного вида информации;
  • материальный – обеспечение качества и своевременного присутствия необходимого ассортимента;
  • трудовой – улучшение услуги торговли и необходимая ответственность персонала;
  • финансовый – анализ, планирование, использование внешних факторов, контроль.

Здесь необходимо отметить, что если постоянные издержки привязаны к факторам, не влияющим на закупку и продажу ассортимента, то переменные издержки в некотором смысле тоже можно назвать постоянными. На каждую единицу товара тратится одна этикетка штрихкода, для того, чтобы закупить партию продукции, вам необходимо нанять определенный вид транспорта. Это означает, что привязка издержек осуществляется к определенным видам характеристик товара.

В данном случае можно говорить, что чем мельче товар, тем больше на него расходов. Причем это касается как материальных, так и временных и трудовых. В процессе производства на него тратится больше материалов на упаковку, в процессе продажи – больше материалов на этикетки и пр. Для того чтобы произвести йогурт весом 125 граммов, тратится больше времени, чем на производство в том же объеме на литровый йогурт. Для того чтобы выставить йогурт 125 граммов на прилавок, тратится больше времени, чем на тот же объем йогурта в 1 литр. И это всегда легко объяснить покупателю.

Поэтому наценка на более мелкий товар всегда больше наценки на более крупный. Все это происходит из-за того, что переменные издержки всегда рассчитываются на единицу продукции. Издержки в суммовом выражении будут одними и теми же, а в процентном отношении от стоимости товара будут разными.

Я сейчас не буду залезать в дебри финансового анализа, поскольку размера статьи не хватит для того, чтобы изложить все операции. Скажу только о том, что при наличии хорошего программного обеспечения анализ прибыльности и ценообразования не будет для вас проблемой.

В результате вы получите матрицу более и менее прибыльных товаров и сможете оценить более и менее выгодные товары в вашем ассортименте, а также увидеть, какие шаги вам необходимо предпринять для того, чтобы увеличить прибыль. На основании этой матрицы вы сможете произвести анализ ассортимента.

Начинаем классифицировать товары

Жил когда-то такой известный деятель Парето. И он первый отметил закономерности, которые описал как принцип 20/80. По его утверждениям:

  • 20% товаров приносят 80% прибыли;
  • 20% товарного ассортимента делают 80% оборота;
  • 20% покупателей приносят 80% денег.

Но все мы знаем, что:

  • без 80% менее уходящего товарного ассортимента к нам могут не приходить те 20% покупателей, которые приносят 80% денег;
  • 20% товарного ассортимента, которые делают оборот, могут не приносить 80% прибыли;
  • 20% товарных позиций, которые приносят 80% прибыли, могут относиться к 80% товарных позиций, которые не делают оборота.

Именно поэтому существует множество типов анализа ассортимента, среди которых особо выделяют:

  • АВС-анализ;
  • XYZ-анализ;
  • FRM-анализ.

Что же собой представляет АВС-анализ? АВС-анализ устанавливает приоритеты в отслеживании ассортимента. Исходит он из двух характеристик:

  • оборот или прибыль;
  • количественные характеристики.

Классификация делается на основе распределения по трем группам:

  • категория А – быстро продающиеся товары с большим объемом продаж или прибыли (более 20% от общего объема);
  • категория В – средние параметры реализации (от 20 до 5% от общего объема);
  • категория С – менее 5% продаж.

Но лучше проводить АВС-анализ как по прибыли, так и по обороту. Для того чтобы классифицировать продукцию, необходимо просто заполнить следующую таблицу.

Артикул

Наименование

Годовой объем продаж

Доля в совокупных продажах (или прибыли) итого (%)

Нарастающий итог объема продаж (или объема прибыли) (%)

Классификационная группа

1

 

 

21%

27%

А

2

 

 

10%

37%

А

 

 

 

 

 

 

85

 

 

10%

15%

В

87

 

 

20%

11%

В

 

 

 

 

 

 

99

 

 

0,02%

4,2%

С

100

 

 

0,01%

0,2%

С

Итого

 

 

100%

100%

 

Таким образом, в следующей таблице вы сможете оценить ценность продукции.

 

Классификационная категория

Цена единицы продукции (или прибыль), руб.

Годовое количество продаж, шт.

Годовой объем продаж (или прибыли), тыс. руб.

А

Высокая

Высокое

Высокий

Средняя

Высокое

Высокий

Низкая

Очень высокое

Высокий

В

Высокая

Низкое

Средний

Средняя

Среднее

Средний

Низкая

Высокое

Средний

С

Средняя

Низкое

Низкий

Низкая

Среднее

Низкий

Низкая

Низкое

Низкий

Но что нам это дает? Это помогает нам сделать выводы: как и когда планировать товарный ассортимент, на что делать упор в ассортименте. Но в большинстве своем все будет зависеть от политики наценок. Давайте рассмотрим приоритеты на простейших графиках. Поочередно присвоим:

  • координате Х значение количества, координате Y значение оборота;
  • координате Х значение количества, координате Y значение прибыли;
  • координате Х значение оборота, координате Y значение прибыли.

Если мы будем рассматривать выгодность с точки зрения прибыли для магазина, то для нас всегда будут выгодными товары, которые окажутся в голубом квадрате. Это только из-за того, что магазин всегда сталкивается с проблемой полочного пространства. Для покупателей будут выгодными те товары, которые окажутся в белом квадрате. Будут выгодными для покупателей и для нас те товары, которые окажутся в синем квадрате. Исчезновение товаров, которые окажутся в черном квадрате, заметят только те, кто их покупает. Но скоропалительных выводов делать не надо, поскольку товары каждой группы и вида имеют свою оборачиваемость. Маркетинг и экономика торговли Если вы все товары загоните в один анализ, ничего хорошего из этого не выйдет. Мы не можем сравнивать товары молочной и хозяйственной групп. Мы не можем сравнивать прибор для разбрызгивания освежителей для воздуха и сменных блоков к нему. Сменные блоки не будут продаваться, если человек не купит сам прибор.

Именно поэтому целесообразно проводить анализ по группам и видам товаров, а не по ассортименту в целом. По результатам такой классификации мы делаем вывод о степени внимания, оказываемой товаром разных классификационных групп. Группа А:

  • прогнозирование – на основе плана продаж;
  • управление запасами – планирование;
  • контроль – ежедневный.

Группа В:

  • прогнозирование – на основе прошлых продаж;
  • управление запасами – планирование;
  • контроль – еженедельный.

Группа С:

  • прогнозирование – на основе прошлых продаж;
  • управление запасами – планирование;
  • контроль – ежемесячный.

Когда вы начнете отслеживать ассортимент, то увидите, что товары расходуются неравномерно. Именно поэтому важен и следующий тип классификации ассортимента, а именно: по стабильности и равномерности расхода товара из торгового зала. В этом вам поможет XYZ-анализ. XYZ-анализ товаров предполагает оценку их значимости в зависимости от частоты потребления. Если рассматривать потребление отдельных видов товаров в течение длительного периода, то можно установить, что в их числе есть товары, имеющие постоянный и стабильный спрос; товары, расход которых подвержен определенным, например, сезонным колебаниям, и, наконец, товары, расход которых абсолютно незакономерен, т. е. носит случайный характер. Поэтому в пределах каждой из категорий А, В и С товары могут быть распределены еще и по степени прогнозируемости их расхода. Для такой классификации используются символы X, Y, Z.

К категории X относятся товары, спрос на которые имеет постоянный характер или подвержен случайным незначительным колебаниям, и поэтому поддается прогнозированию с высокой точностью. Удельный вес таких товаров в общей номенклатуре, как правило, не превышает 50–55%. К категории Y относятся товары, потребление которых осуществляется периодически либо имеет характер падающей или восходящей тенденции. Их прогнозирование возможно со средней степенью точности. Их удельный вес в общей номенклатуре составляет около 30%. Для товаров категории Z (они составляют 15% в общей номенклатуре) нельзя выявить какой-либо закономерности потребления, поэтому прогнозирование их расхода невозможно.

В качестве показателя, характеризующего возможные колебания в потреблении товаров, может использоваться коэффициент вариации: V Маркетинг и экономика торговли , где Маркетинг и экономика торговли – стандартное отклонение, которое определяет степень фактического расхода товара в течение анализируемого периода относительно средней величины; Маркетинг и экономика торговли– средняя величина расходования товара. Маркетинг и экономика торговлиМаркетинг и экономика торговли  где Маркетинг и экономика торговли – фактический расход товара в n-м периоде; n – число наблюдаемых периодов. Оптовая фирма N расширяет торговый ассортимент. С целью сокращения объема денежных средств, омертвленных в запасах, необходимо усилить контроль ассортимента с помощью анализа ХYZ. С этой целью необходимо: 1. Продифференцировать товарные запасы по методу ХYZ, воспользовавшись следующей таблицей:

Группа

Интервал

Х

0 ? V < 25%

Y

25 % ? V < 80%

Z

80 % ? V < ?

2. Разработать требования по организации и управлению запасами для каждой группы товаров.

№ позиции

Реализация за квартал, тыс. руб.

1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

1

600

620

700

680

2

240

180

220

160

3

500

1400

400

700

4

140

150

170

140

5

10

0

60

50

6

520

530

400

430

7

40

40

50

70

8

4500

4600

4400

4300

9

40

60

100

40

10

1010

1030

1050

950

Вспомогательная таблица для расчета коэффициента вариации спроса и разбивки товара на группы X, Y, Z

№ позиции 

1 кв.

2 кв.

3 кв.

4 кв.

Общая реализация за квартал

Средняя реализация за квартал

Коэффициент вариации

Группа

1

600

620

700

680

2600

650

6,34

Х

2

240

180

220

160

800

200

15,81

Х

3

500

1 400

400

700

3000

750

52,07

Y

4

140

150

170

140

600

150

8,16

x

5

10

0

50

60

120

30

84,98

z

6

520

530

400

430

1880

470

11,94

x

7

40

40

50

70

200

50

24,49

x

8

4500

4600

4400

4300

17 800

4450

2,51

x

9

40

60

100

40

240

60

40,82

y

10

1010

1030

1050

950

4040

1010

3,7

x

Сумма

7600

8610

7540

7530

 -

 -

 -

 -

А для результатов анализа будет использоваться следующая таблица.

Результаты анализа XYZ

Группа

Количество наименований товара

 Номера товарных позиций

Удельный вес в общем количестве наименований, %

X Y Z

7 2 1

1, 2, 4, 6, 7, 8, 10 3, 9 5

 

Результаты проведенного анализа XYZ показали, что можно четко выявить абсолютное и относительное значение товаров и групп товара для программы закупок предприя­тия в перспективе. Метод XYZ позволяет выстроить ассортиментные позиции в зависимости от величины спроса на товар и определить, какие товары являются наи­более выгодными, а какие нежелательны в ассортименте. С этой точки зрения, для товаров класса X можно рекомендовать закупки в соответствии с плановой потребностью синхронному их расходу  закупкам, для класса Y – создание запасов, а для класса Z – приобретение по мере возникновения потребности.

Дополнительным, но немаловажным видом анализа является FMR-анализ. В данном случае происходит классификация товаров по степени частоты обращения покупателей. Он характеризуется коэффициентом частоты взятия и вычисляется по следующей формуле: Маркетинг и экономика торговли

где P – количество обращений клиентов по i-ному продукту, а n – общее количество обращений. По частоте взятия продукты разбиваются на три группы:

  • категория F – наиболее часто запрашиваемые товары (80% от общего количества);
  • категория M – менее часто запрашиваемая категория продуктов (15% от обращений);
  • категория R – редко запрашиваемая продукция (оставшиеся 5%).

Данный анализ позволяет сделать акцент на коммерческой, логистической и маркетинговой деятельности предприятия, поскольку иногда приходится жертвовать прибылью ради лояльности потребителей. Дай Бог, чтобы этого не происходило. Существуют и другие методы отдельной и совместной классификации. Одним из таких методов является АВСXYZ-анализ. Необходимо заметить, что немаловажно еще провести анализ по эластичности спроса по цене. Это вам даст понимание реакции потребителей на изменение цен.

По результатам этих методов необходимо понять:

  • значимость групп, видов и ассортиментных позиций для предприятия;
  • значимость групп, видов и ассортиментных позиций для потребителей;
  • колебания в спросе и предложении продукции и их причины.

В результате эти анализы станут первым шагом в прогнозировании спроса.

Начинаем делать прогнозы продаж

Когда мы накопили статистическую информацию, классифицировали товар и разобрали причины спроса и предложения, мы можем начать делать прогнозы продаж.

Существуют следующие критерии оценки применимости той или иной методики прогнозирования продаж:

  • требуемая точность;
  • временной горизонт;
  • ценность прогноза;
  • доступность данных;
  • тип вводных данных;
  • квалификация и опыт составителя прогноза.

В случае правильного программного ввода информации данные быть доступными и подробными. Единственное, что будет необходимо оценить, – это случайные факторы, которые возникли или могут возникнуть. Процесс прогнозирования включает шесть основных этапов:

  1. Определение цели прогноза.
  2. Установление горизонта планирования.
  3. Выбор метода прогнозирования.
  4. Сбор и анализ соответствующих данных.
  5. Разработка прогноза.
  6. Контроль над его использованием.

Выбранный метод прогноза представляет собой комбинацию точности и стоимости. Организационные аспекты прогноза связаны с ролью и ответственностью отдельных служащих. Главные вопросы здесь таковы:

  • Кто? – Кто отвечает за выработку прогноза?
  • Как?
    • Как оценивают точность и эффективность прогноза?
    • Как влияет эффективность прогноза на оценку работы и вознаграждение его составителей?
    • Как влияет точность прогноза на финансовые результаты компании?
  • Когда? – Когда делаются прогнозы и на какой период?
  • Зачем? – Зачем делаются прогнозы?

Итак, до этого мы организовывали управление ассортиментом, а сейчас мы начинаем им управлять. И управление начинается с прогнозирования. Прогнозирование имеет в своем арсенале множество методов. Принципиально их можно разделить на:

  • фактографические;
  • экспертные;
  • комбинированные.

Фактографические методы делятся на методы экстраполяции, аналогий, функций с гибкой структурой, вероятностно статистические, эконометрические, матричные методы. Экспертные в свою очередь делятся на индивидуальные, коллективные, системно-структурные модели, групповые экспертные оценки, игровое моделирование.

Безусловно, все эти методы нужно знать любому уважающему себя экономисту. Но каждый выбирает для себя наиболее удобный метод прогнозирования. Если дело касается меня, то мне удобнее сочетание нескольких методов: матричного, экстраполяции динамических рядов, аналогий и некоторых эконометрических методов. Перед тем как начать строить прогноз продаж, я выясняю временную матрицу спроса с учетом циклов и сезонности, после этого выясняю прибыльность товаров, потом провожу классификацию товаров по количеству, обороту и стоимости, выясняю коэффициент вариаций, а после этого начинаю статистический анализ предыдущих периодов, сглаживая изменения циклов на новый год и разрывы в продажах. В результате перед глазами появляется более или менее точный прогноз.

Далее я делаю анализ скользящей средневзвешенной с учетом тренда. Но поскольку мы уже касались в статье всех матриц, нам осталось рассмотреть сглаживание, скользящую средневзвешенную, тренды и колебания. Итак, что же такое метод скользящей средневзвешенной?

Как уже говорилось, спрос – это объем товара, который мы предполагаем продать или использовать в следующем отчетном периоде. Прогноз спроса строится на основе пяти элементов: Потребление в прошлые периоды. Исторические данные по объему продаж могут служить хорошим индикатором будущей потребности. Потребление – это чистый объем (исходящий поток – возврат) товаров, покинувших склад в течение отчетного периода. В него входят объем поставок покупателям и объем внутреннего потребления на ремонт и сборку.

Тренды. Потребление многих товаров непостоянно. Со временем оно меняется. Некоторые товары (или товарные линии) могут стать более популярными. Это называется восходящим трендом. Нисходящий тренд наблюдается в случае, когда популярность товара (или товарной линии) снижается. Тренды могут формироваться под влиянием изменений моды, экономической ситуации, конкуренции или иных факторов. В любом случае тренды необходимо учитывать при прогнозировании спроса на товар.

Совместное прогнозирование. В этом процессе учитываются факторы, которые не связаны с историческими данными или трендами. Какое-либо грядущее событие может кратковременно повысить спрос на товар, например, праздник, скидки, промоакция. В некоторых случаях спрос лучше прогнозируется на основе экспертных оценок торгового персонала или покупателей, а не на основе исторических показателей продаж или потребления.

Горизонт прогноза. Это примерный отрезок времени, на который следует строить прогноз спроса. Если для получения пополнения запаса какого-либо товара не требуется много времени, то горизонт прогноза ограничивается ближайшим будущим. Но если изделие импортируется, а пополнения нужно ждать четыре месяца, то горизонт составит 120 дней с даты построения прогноза.

Размеры возможных колебаний в спросе. Он исходит из коэффициента вариации.

Предположим, нам нужно сделать прогноз спроса на октябрь 2008 года. У нас есть информация за предыдущие три года. Что мы делаем? Берем статистическую информацию за последние три года по дням, календарь (матрицу) временных циклов за последние три года и на новый год, разбиваем товары по степени сезонности, оцениваем разрывы в продажах. После этого изменяем расход товаров по дням в предыдущих периодах до матрицы временных циклов этого года, сглаживая при этом разрывы. Таким образом, получаем правильные исходные данные. Сама же формула будет средним арифметическим полученной информации за три предшествующих октября. Т. е. формула будет следующей:

Сумма товара за периоды / количество периодов

Причем при хорошей программе это стоит делать по каждому товару в отдельности. А потом складывать, как будет точнее по правилам статистики. Но если рассчитать прогноз с использованием коэффициента вариации, то мы получим минимальное и максимальное значение плана. Но для начала разберемся с трендом.

Тренд обычно необходимо считать и в количественном, и стоимостном выражении. И я объясню почему. Недавно я столкнулся с таким фактом, что стоимостной тренд был восходящим, а количественный тренд – нисходящим в связи с падением спроса. Дело было в том, что увеличивалась цена. Поэтому необходимо подсчитать среднюю скользящую по количеству за период, прогнозируемое увеличение цены на период, а потом попросту их перемножить.

Все это понятно, если вы не являетесь подчиненным в магазине. В случае если вы являетесь подчиненным, вы, конечно же, будете занижать план. Ведь все равно вам потом поставят больше.

Какой должна быть программа оперативного бухгалтерского учета для розничной торговли?

Программа бухгалтерского учета в розничной торговле предназначена для использования всеми структурными подразделениями. Именно поэтому программа должна иметь возможности оперативного учета и анализа для всех структурных подразделений и единовременного доступа всех структурных подразделений. Конечно, нужно ввести уровни доступа для каждого структурного подразделения. Запретить доступ к документам, которые не нужны подразделениям в оперативной работе, и к данным, которые им знать необязательно.

Не забудьте, что, совершенствуя программное обеспечение и закупая современное оборудование, вы сокращаете время, затрачиваемое вашими сотрудниками на выполнение операций, и тем самым не увеличиваете штат сотрудников.

Требования к программному обеспечению должны быть следующими:

  • Ведение взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
  • Возможность идентифицировать товар как артикулом поставщика, так и собственным артикулом магазина.
  • Максимальное количество атрибутов товара.
  • Возможность деления ассортимента товаров на классы, группы, подгруппы и виды для последующего анализа.
  • Возможность ведения и импорта из электронных прайс-листов поставщиков отпускных цен для анализа вашими сотрудниками.
  • Наличие всех необходимых форм документов, автоматическое ведение на их основе других документов, журналов, регистров и отчетов.
  • Тонкая привязка товаров к операциям бухгалтерского учета, а операций оперативного бухгалтерского учета к ценообразованию товаров на основе учетной политики. Привязка операций бухгалтерского учета к операциям налогового учета.
  • Программное обеспечение должно быть клиент-серверным  и обеспечивать доступ и ограничение доступа всех структурных подразделений организации.
  • Программа должна поддерживать максимальное количество отчетов, необходимых структурным подразделениям.
  • Программа должна иметь возможность доработки и импорта-экспорта данных в другие офисные приложения.
  • Наличие возможности не только учета по датам, но и по времени проведения документов.

Желательно, чтобы программное обеспечение было широко известным, поскольку иначе вам придется тратить деньги на обучение сотрудников. В результате в программном обеспечении вы должны получить подробную матрицу прихода и расхода товаров по датам, времени, ассортименту и характеристикам продукции.

На основании полученных данных вы сможете вести бухгалтерский, налоговый, управленческий оперативный учет, вовремя принимать управленческие решения, избежать большого количества ошибок продавцов, формировать отчеты для принятия экономических решений. В случае если у вас не будет оперативной программы учета, на подготовку бухгалтерских, статистических и налоговых отчетов, экономических отчетов в принятой на фирме форме, вы будете затрачивать до недели времени при большом штате сотрудников. В случае если у вас будет программа оперативного учета, максимум сколько придется затратить времени – это половину дня на проверку ввода информации. На данный момент все программы бухгалтерского учета документоориентированны. На основании этих документов формируются проводки бухгалтерского учета, формируются регистры бухгалтерского и товарного учета.

Безусловно, если вы не доверяете программам, вы будете искать в них ошибки. Иногда ошибки в них могут находиться, но зависеть они будут не от неправильных вычислений в программе, а от невыполнения предписаний по обновлению версий программы и неправильного ввода информации. Другое дело, когда из-за экономии денежных средств вы будете делать программы «на коленках» силами неквалифицированных программистов. В этот момент вам понадобится много времени, чтобы довести программу до ума.

Но чем подробнее вы будете вводить информацию, тем легче и быстрее будете получать необходимые результаты, тем меньше будет путаницы и тем больше у вас будет уверенность, что данные правильные.

Поверьте, это не реклама, но на данный момент всем этим характеристикам удовлетворяет программа 1С версии «8.0: Управление производственным предприятием». И что самое главное, в данной программе можно дорабатывать дополнительные отчеты непосредственно под вашу компанию.

Конечно, на данный момент существуют и другие хорошие модульные программы. Но стоимость таких программ оставляет желать лучшего.

Заключение

Итак, мы уже рассмотрели основы формирования ассортимента, учет и анализ ассортимента. Теперь мы должны от плана перейти к факту и рассмотреть управление ассортиментом на операционном уровне.

Но это уже тема следующей статьи.
Статья относится к тематикам: Retail
Поделиться публикацией:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram и Яндекс.Дзен , чтобы первым быть в курсе главных новостей Retail.ru.
Перспективные решения и примеры использования
219
Из-за маркировки продукция станет дороже на 10-30%
459
Об открытиях в новых городах и о том, как ситуация...
1764
Для бизнеса важнее не big data, а способность угад...
1624
Результат автоматизации: в 6 раз выросла выручка ...
1134
Автоматизация помогла ускорить планирование перево...
774

Николай Кувшинов, ООО «КомПрактикс»

После того как вы заполнили ассортиментную линейку в момент открытия магазина, вам необходимо заняться сбором статистики о продажах и закупках. И бухгалтерский учет вам в этом поможет. Статистика должна быть полной и своевременной для наиболее полного удовлетворения потребителей и получения данных для анализа прибыльности ассортимента. Анализ прибыльности ассортимента поможет вам в расстановке приоритетов.

Как лучше вести учет ассортимента? Как вести документы правильно, чтобы вы не нарвались на штрафы контролирующих органов? Какие данные вам нужно накапливать для наиболее полного анализа ассортимента? Как производить анализ для правильной установки приоритетов? На эти и другие вопросы отвечает данная статья.

Введение

Существует множество подходов к управлению ассортиментом, и каждый поражает большим количеством методов. Но все эти методы взаимосвязаны. Именно поэтому я не представляю себе рассмотрение финансово-экономического подхода без рассмотрения бухгалтерского. Бухгалтерский подход – это точность плюс учет, а ведь именно на этом строятся методы финансово-экономического анализа и планирования. В своей жизни я не раз встречал компании, в которых один отдел был вынужден дублировать функции другого отдела, и все только из-за того, что директор или владелец компании экономил деньги на программном обеспечении.

Зачем вести учет два, а то и три, четыре раза? Когда можно всеми отделами пользоваться одной программой для принятия решений. Если вы заботитесь о безопасности, то достаточно разграничить доступ в программе сотрудникам разных подразделений. Если же вы озабочены экономией на налогах, то поверьте: злоупотребления со стороны организации рождают злоупотребления среди сотрудников. Правильное распределение функций среди сотрудников по отношению к учету и анализу информации в программном обеспечении позволяет:

  • экономить деньги на дорогостоящих сотрудниках аппарата управления за счет отсутствия дублирования функций и уменьшения количества расчетов;
  • быстрее обслуживать покупателей и тем самым увеличивать оборот и, как следствие, прибыль;
  • получать достоверные данные о положении дел на предприятии;
  • своевременно получать информацию об оборотах и достаточно четко осуществлять налоговое планирование;
  • точно и своевременно планировать запасы и закупки.

Всех преимуществ не счесть. И поверьте, что при отсутствии современного оборудования и программного обеспечения вы теряете гораздо больше, чем получаете.

Бухгалтерский учет в торговле

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Основными задачами бухгалтерского учета являются:

  • формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
  • обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
  • предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Бухгалтерский учет должен вести главный бухгалтер организации, а в случае его отсутствия ответственность за его ведение несет руководитель организации.

Все это, конечно, правильно и замечательно, но нас будут интересовать первичные документы и та информация, которую из них можно извлечь. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Это делается путем доверенности или приказа по предприятию. На основании первичных документов вносятся записи в регистры бухгалтерского учета, которые обобщают имеющуюся в первичных документах информацию.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. На основании данных регистров бухгалтерского учета вносятся данные в регистры налогового учета. На основании данных налогового учета платятся налоги государству.

В соответствии с пунктом 1 Постановления правительства Российской Федерации от 08 июля 1997 года № 835 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике возлагаются функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, предусмотрев при этом, что содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономики Российской Федерации.

Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. На данный момент существуют и действуют следующие альбомы унифицированных форм, относящиеся к торговле:

  • «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132);
  • «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132);
  • «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132);
  • «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09 августа 1999 года № 66).

Совместно с этим Госкомстат России выпускает «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации» (утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24 марта 1999 года № 20), в абзаце 2 которого говорится: «В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается».

Согласно п. 1 ст. 172 Налогового кодекса Российской Федерации, налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пп. 3, 6–8 ст. 171 настоящего Кодекса.

Исправления в счетах-фактурах не допускаются, исправления в накладных допускаются, но они должны быть заверены подписями как грузоотправителя, так и грузополучателя.

И еще момент, о котором стоит упомянуть. Счета-фактуры являются односторонним документом продавца и свидетельствуют об уплате суммы НДС поставщику. По Гражданскому кодексу РФ, сделка по договору купли-продажи должна быть осуществлена в письменной форме. При договоре с поставщиком она должна быть заключена в письменной форме договора и товарно-сопроводительных документов, а при договоре с покупателем свидетельством публичного договора является чек или иной документ, свидетельствующий об оплате. Таким образом, ведение взаиморасчетов с поставщиками по счетам-фактурам является необоснованным. Однако счета-фактуры являются необходимыми для налогового учета и списания НДС.

Почему я об этом говорю?

Среди исполнителей бытует мнение, что если бухгалтерским учетом занимается бухгалтерия, то они и ответственны за правильное оформление товарно-транспортных документов. Однако такие заявления нисколько не соответствуют действительности. Бухгалтера же, в свою очередь, очень не любят заниматься товарным учетом. Но если возложить эту функцию на них, согласно приказу, они будут вынуждены им заниматься.

Однако лучше всего, если оформлением первичных учетных документов будут заниматься соответствующие технические службы на соответствующем оборудовании в соответствующем программном обеспечении, поскольку:

  • при использовании штрихового кодирования товаров уменьшается в разы количество ошибок при вводе товаров и уменьшается время обслуживания на кассе одного покупателя;
  • получаются оперативные данные о реальном ежедневном расходе товаров в торговом зале, которые позднее используются в управлении ассортиментом;
  • снижается возможность злоупотреблений персонала путем воровства за счет покупателей, других сотрудников или поставщиков;
  • снижаются расходы на персонал за счет распределения функции бухгалтерии между структурными подразделениями;
  • правильное распределение обязанностей по ведению первичных учетных документов позволяет сократить время на прохождение товаров от поставщика к покупателю.

И поверьте, такая организация продаж позволит получить дополнительные деньги для оплаты налогов, которые без такой организации вы получить не сможете.

Оптимизация управления ассортиментом в момент учета товарно-материальных ценностей

Итак, что же необходимо учесть при определении параметров бухгалтерского учета для управления ассортиментом? Сейчас принципиально существует три подхода к определению продаж товаров:

  • По закупкам.
  • По выдаче в торговый зал.
  • По продажам.

В первом случае объемы продаж определяются по документам поставщика. Во втором – по документам выдачи в торговый зал. В третьем – по кассовым чекам.

Существует еще суммовой учет продаж, который является методом злоупотреблений в продажах. Когда товары от поставщика приходуются по сумме, выдаются по сумме и ежедневно видна только выручка от товаров. При манипуляции с ценами всегда можно изъять из оборота определенную сумму незаметно. Кроме того, данный подход не дает возможности качественной работы с ассортиментом и контроля над реальными продажами товара в розничной торговой точке. А этот контроль необходим при управлении ассортиментом.

Но давайте разберем, что же мы можем понять из каждого из этих подходов.

При оценке продаж мы должны понять:

  • прибыльность товаров;
  • оборачиваемость товаров;
  • периодичность закупок;
  • периодичность спроса;
  • убытки, понесенные магазином за счет списания.

На основании этих данных мы должны понять:

  • правильно ли используются денежные средства;
  • насколько оптимизированы закупки;
  • на каких этапах происходит списание;
  • насколько полно удовлетворяются запросы покупателей.

Это мы можем понять из следующих параметров:

  • периодичность и объемы поставок совмещаются с данными расхода товаров при покупке товаров потребителями за определенное время;
  • из данных списания мы можем понять причины и место списания (торговый зал, склад, приемка товара);
  • время отсутствия товаров на полке.

Что мы сможем понять из этого?

  • По закупкам мы можем понять периодичность закупок товаров и количество закупленных товаров.
  • По выдаче в торговый зал мы сможем понять только выдачу по необходимости товаров в торговый зал.
  • По продажам – периодичность спроса на товар.

Если же мы будем использовать все данные, то поймем все, что необходимо, и узнаем, на каком этапе произошли сбои в продажах.

Самой точной информацией будет совмещение остатков товара на складе в определенный момент, информация о выдаче товара в торговый зал и о продажах товаров. Однако понять причины сбоев мы сможем только при документировании следующей последовательности действий:

  • заказ на товар поставщику;
  • получение товара на складе;
  • остатки товара на складе;
  • списание товаров со склада;
  • выдача товаров на личные нужды сотрудников;
  • выдача товара в торговый зал;
  • остатки товара в торговом зале;
  • продажа товара из торгового зала;
  • списание товаров из торгового зала.

Используя подробный временной анализ, мы можем определить сбои по вине своей фирмы. Точный анализ продаж возможен только при постоянном присутствии товара на полке.

Причем в каждом случае необходимы данные по каждой ассортиментной позиции, уникальность которой для бухгалтерского учета фиксируется с помощью присвоения товару артикула.

Артикул – код товара, фиксирующий уникальный набор характеристик.

Однако здесь возникает вопрос: как фиксировать товар, если один и тот же товар приходит от разных оптовиков-посредников?

Для этого существует множество качественных программ, где фиксируются артикулы поставщиков и артикулы магазина по отдельности, при оформлении накладных прихода в программном обеспечении на основании артикула поставщика выводится артикул магазина. В дальнейшем это экономит время и сокращает ошибки при анализе оборачиваемости ассортиментных позиций.

Какие же формы предусмотрены для документирования каждой из операций?

Заказ на товар поставщику делается в соответствии с договором, в срок, предусмотренный договором, в форме, предусмотренной договором. Заказ товара не предусмотрен альбомами унифицированных форм. Однако для того чтобы заказ стал первичным учетным документом, чтобы потом вы могли сослаться на неисполнение заказа поставщиком при судебных спорах (а за это предусмотрены санкции в Гражданском кодексе), заказ должен содержать следующие реквизиты:

а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен заказ; г) наименование организации, которой высылается заказ; д) содержание хозяйственной операции; е) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; ж) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; з) личные подписи указанных лиц.

Для того чтобы заказ можно было отследить более точно, необходимо еще несколько реквизитов:

  • время составления заказа;
  • дата и время передачи заказа;
  • дата и время получения заказа;
  • реквизиты документов, дающих полномочия на передачу и получение заказа.

Приемка товаров по количеству и качеству от сторонней организации осуществляется на основании накладной по форме ТОРГ-12. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

На основании этого документа составляется акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1.

Эти формы являются внутренними и применяются для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

По строке «Способ доставки» указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т. д.).

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель-посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно. Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.

В случае обнаружения расхождений по количеству и качеству при приемке товаров заполняются акты «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» по форме ТОРГ-2 (для товаров, произведенных в РФ) и «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» по форме ТОРГ-3 (для импортных товаров).

Эти акты применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи. Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т. д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз. Если договором предусмотрен претензионный порядок.

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах. Акт по форме № ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

При этом делаются исправления в накладной по форме ТОРГ-12.

В случае если по результатам приемки товара выявлены излишки товара, которые вы согласны принять, составляется «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» по форме ТОРГ-4.

Этот акт является внутренним документом и применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, т. е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию.

Составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица на складе.

Если же принимается неуказанная в накладных тара, то составляется «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика» по форме ТОРГ-5, который оформляется в том же порядке, как и акт по форме ТОРГ-4.

В случае если принимается весовой товар, то при приемке должен быть учтен вес тары. Завес тары должен быть зафиксирован, поскольку товар должен отпускаться по весу нетто.

«Акт о завесе тары» по форме ТОРГ-6 применяется для оформления приемки и списания завеса тары.

Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации и передается материально ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации. Но лучше иметь его копию для статистики.

В случае если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения.

При передаче двусторонних и внутренних документов любой стороной, которой они выписываются, составляется «Сопроводительный реестр сдачи документов» по форме ТОРГ-31.

Реестры применяются для регистрации приходных и расходных документов.

Реестр составляется в двух экземплярах по внутренним документам материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. В трех экземплярах по двусторонним документам.

Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Третий при двусторонних документах передается лицу, принимающему документы.

Вы видите, сколько документов приходится оформлять при приемке товара, но в хороших программах этот процесс оптимизирован, и на основании одного документа можно оформить все вышеприведенные формы. И чаще всего при приемке товара на склад оформляется акт приемки товаров в форме, установленной программными методами, но при сохранении создаются все вышеперечисленные документы в формах, предусмотренных законодательством. А вам остается только рядом с количеством товаров по накладной установить реальное количество, рядом с весом товаров в накладной – реальный вес товаров. В дальнейшем экономистам останется только сравнить цены.

Но вот мы приняли товар на складе. Что дальше?

Дальше товар может уходить в четырех направлениях:

  • сотрудникам;
  • в торговый зал или для развозной и разносной торговли;
  • на списание;
  • от одного кладовщика другому.

Как оформляется выдача товара со склада?

При передаче товаров сотрудникам, в торговый зал, другим структурным подразделениям оформляется накладная «На внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» по форме ТОРГ-13.

Эта накладная применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр – принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

«Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)» по форме ТОРГ-14 применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т. п., на которые не составляются товарные отчеты.

Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар.

Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации (магазине, базе, складе).

По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров.

В случае если продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков.

Обратите внимание, что в зависимости от вашего учета накладная ТОРГ-13 может выписываться по учетным ценам приемки передаче (!!!!!), предназначенной для приемки-передачи, а накладная по форме ТОРГ-14 выписывается в ценах продажи.

В случае если происходит списание товаров, заполняются следующие формы, которые являются внутренними документами:

  • «АКТ О ПОРЧЕ, БОЕ, ЛОМЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ» (форма ТОРГ-15). Применяется для оформления возникающих по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально ответственного лица или, при необходимости, представителя санитарного надзора. Акт утверждается руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного(ых) лица (лиц) потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий у материально ответственного(ых) лица (лиц).
  • «АКТ О СПИСАНИИ ТОВАРОВ» (форма ТОРГ-16). Применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. В случае необходимости акт составляется с участием представителя санитарного или иного надзора. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий у материально ответственного лица.
  • «АКТ О ПОДРАБОТКЕ, ПОДСОРТИРОВКЕ, ПЕРЕТАРИВАНИИ ТОВАРОВ» (форма ТОРГ-20). Применяется в случае обнаружения понижения качества и порчи товаров. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии на основании приказа, распоряжения руководителя организации о перетаривании, сортировке, подработке, перетрафаречивании. Первый экземпляр вместе с приказом, распоряжением передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
  • «АКТ О ПЕРЕБОРКЕ, СОРТИРОВКЕ ПЛОДООВОЩНОЙ ПРОДУКЦИИ» (форма ТОРГ-21). Применяется на плодоовощных базах или складах для оформления переборки, сортировки картофеля, овощей, фруктов, а также отходов, выявленных при переборке. Акт составляется в двух экземплярах сотрудником базы (склада) на основании приказа (распоряжения) руководителя на каждую культуру отдельно. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Количество отпущенных в переборку и переработку овощей и фруктов проставляется в акте на основании фактического взвешивания. Отходы от переборки указываются отдельно. Вывоз отходов на свалку учитывается со ссылкой на номер накладной, по которой отходы были вывезены.
  • «АКТ О КОНТРОЛЬНОЙ (ВЫБОРОЧНОЙ) ПРОВЕРКЕ ЯИЦ» (форма ТОРГ-22). Актом оформляются результаты контрольной (выборочной) проверки яиц. Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием специалиста по контролю за качеством и прикладывается к приемному акту. При необходимости выдачи акта поставщику он составляется в двух экземплярах.

В данной ситуации так же, если учет ведется на соответствующем компьютерном оборудовании с хорошим программным обеспечением, на основании одного вида документов можно оформить все остальные документы. Если же вы ведете учет непрограммными методами, то вам придется заполнять большое количество журналов, отчего время, затрачиваемое работниками, сильно увеличивается. А следовательно, количество работников может возрасти.

При смене кладовщиков в зависимости от применяемого метода бухгалтерского учета может производиться выборочная проверка товара в местах хранения либо полная инвентаризация товаров на складе.

При выборочной проверке товара в местах хранения заполняется «Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения» (форма № МХ-14). Количество и частота проведения выборочных проверок устанавливается руководителем организации или уполномоченным лицом. Составляется и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. На выявленные при выборочной (контрольной) проверке фактического наличия негодные или испорченные товарно-материальные ценности составляются соответствующие акты. При выявлении товарно-материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает их в опись товарно-материальных ценностей для оприходования. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае.

Однако лучше составлять унифицированную форму «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией» ИНВ-26, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 года № 26, и «Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей» (форма ИНВ-3).

 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» (форма ИНВ-3). Применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма ИНВ-26). Применяются для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Приказ (постановление, распоряжение) (форма ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23). Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25). Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26). До того как применить форму ИНВ-26, необходимо заполнить сличительные ведомости (формы ИНВ-18, ИНВ-19). Они применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй экземпляр передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).

Теперь вы представляете, сколько документов нужно заполнить, прежде чем товары окажутся на полке. Именно поэтому хорошее оборудование в совокупности с хорошим программным обеспечением является залогом быстрого и качественного управления ассортиментом. И остается только один вопрос: если для продажи товаров покупателям достаточно только чека, как отслеживать статистику по проданным товарам? Для этого и существует технология штрихового кодирования. Никто не запрещает вам в чеке печатать наименование товара, количество и сумму. Современное кассовое оборудование позволяет вам это сделать. По результатам чека в общую программу движения товаров заносится расход товара в натуральных единицах. Таким образом, вы всегда сможете достоверно узнать, в какой день сколько товаров продано. Такие точные данные позволяют вам точно осуществлять планирование закупок, доставки и продаж. И поверьте, за счет большого количества ассортиментных позиций для восстановления оперативного бухгалтерского учета может потребоваться большое количество времени и работников. Именно поэтому необходимо вести всю информацию в режиме on-line.

Я специально не касался множества форм документов комиссионной торговли, журналов и отчетов, потому что статья бы получилась о формах документов.

Основы анализа ассортимента

Целью анализа ассортимента является планирование закупок, выставление приоритетов по ассортименту, анализ движения ассортимента и его прибыльности.

Для того чтобы анализ был правильным, вам нужно, прежде всего, вспомнить несколько элементарных законов торговли:

  1. «Продается только тот товар, который стоит на полке». Этот закон говорит о том, что только в случае постоянного присутствия товара на полке торгового зала анализ ассортимента будет правильным.
  2. «Количество ассортиментных позиций определяется полезным полочным пространством». Этот закон говорит о том, что вы сможете расширять количество ассортиментных позиций и производить ротацию ассортимента только в пределах полезного полочного пространства.
  3. «Возможность закупки товаров определяется исходя из свободных денежных средств, размер которых обычно ограничен». Этот закон говорит о том, что, закупая и продавая товар, вы действуете в условиях дефицита денежных средств, поэтому от разумного распределения денежных средств между ассортиментом будет зависеть получение прибыли.
  4. «В торговле побеждает тот, кто за меньшее количество времени чаще оборачивает денежные средства с наибольшей прибылью». Этот закон говорит о том, что важно не только закупить и продать товар, но и делать это чаще с наибольшей прибылью.

Повторюсь, чем подробнее вводится информация, тем легче вам будет руководить процессом движения товаров от поставщика к покупателю. Таким образом, у вас будет четыре логистических активности:

  • поставщик;
  • склад;
  • торговый зал;
  • покупатели.

Если вы работаете с сетью, то у вас будет несколько складов. Товар будет двигаться от поставщика к покупателю через склад и торговый зал. Момент приема-передачи всегда нужно четко фиксировать документально и программно. Только тогда вы получите достоверную картину движения товаров.

При анализе ассортимента для вас будут самыми важными следующие характеристики:

    • количественный расход ассортиментной позиции и время приемки-передачи;
    • прибыль от ассортиментной позиции, прямые и косвенные расходы, постоянные и переменные издержки;
    • правильное распределение денежных средств между закупками ассортимента;
    • постоянное присутствие товара на полке и разрывы в присутствии;
    • классификация ассортимента по наибольшему количеству признаков;
    • временные циклы и сезонность продаж.

Для чего вам это необходимо?

      • Для выяснения структуры ассортимента товаров и взаимодействия товаров внутри ассортимента со стороны продаж.
      • Планирования закупок и продаж.
      • Достижения максимальных финансовых результатов.
      • Наилучшего удовлетворения потребителей.
      • Выяснения возможности и необходимости стимулирования потребителей.

Для того чтобы правильно и прибыльно руководить ассортиментом, обычно применяются следующие методы:

        • оценка циклов продажи товаров;
        • оценка сезонности товаров;
        • оценка разрывов в продажах;
        • экспертная оценка;
        • оценка ценообразования продукта;
        • АВС-анализ;
        • XYZ-анализ;
        • FMR-анализ.

Это, конечно, далеко не все методы анализа, но для того, чтобы понять управление ассортимента, нам необходимо рассмотреть самые основные методы.

Оценка циклов продажи товаров

Мы все прекрасно знаем, что количество продаваемых товаров неравномерно во времени. Именно поэтому выяснение циклов продаж продукта является важной составляющей экономического анализа.

Что же такое цикл продаж? Цикл продаж – это социально обусловленный промежуток времени, характеризуемый закономерным изменением интенсивности спроса. Циклы продаж характеризуются, прежде всего, спросом, который базируется на потребности и возможностях, а также рациональным предложением, которое базируется на спросе и возможностях.

Какими бывают циклы применительно к торговле?

  • законодательные циклы;
  • социально-экономические циклы;
  • религиозные циклы.

Что у нас относится к законодательным циклам?

    • Периоды подведения финансовых итогов, отчетности, проверок и исковой давности – месяц, квартал, год, два года, три года, пять лет;
    • государственные праздники – предпраздничный, праздничный и постпраздничный периоды;
    • выборы – изменение политики государства в отношении экономических образований и социальной политики.

Что у нас относится к социально-экономическим циклам?

  • Дневной цикл – время работы и отдыха;
  • недельный цикл – дни работы и отдыха;
  • зарплатный цикл – получение денежных средств на работе;
  • отпускные циклы – время работы (учебы), время перед отпуском (каникулами), время отпусков (каникул), постотпускное время (после каникул);
  • демографические циклы – периоды интенсивной рождаемости.

К религиозным циклам относятся праздники и посты. Я специально не стал говорить о глобальных циклах, таких как возвращение моды и пр., поскольку сущность экономики заключается в получении прибыли здесь и сейчас.

Каким образом сказывается влияние законодательных циклов на продажи? Периоды подведения финансовых итогов, отчетности, проверок и исковой давности сказываются в основном на действиях конкурентов и уменьшении оборотных средств за счет уплаты налогов и штрафов. В этот момент могут меняться должностные лица в компаниях по результатам отчетности. Государственные праздники сказываются только в соответствии с отношением к ним со стороны населения. Например, праздник 1 мая будет праздноваться только в рабочих районах (и то не во всех), а праздник Нового года – всеми людьми. Причем в предпраздничный период будут покупаться подарки, продукты на стол и пр. Некоторые компании в этот период получают наибольшее количество прибыли. В праздничный период активность спадает, а постпраздничный период характеризуется финансовым дефицитом.

Выборы обычно характеризуются новой социальной и экономической политикой, которая начинает действовать после выборов. Каким образом сказывается влияние социально-экономических циклов на продажах?

Дневной цикл оказывает влияние на поток покупателей. Во время работы поток покупателей маленький, по окончании работы поток покупателей увеличивается.

Недельный цикл характеризуется тем, что с понедельника по четверг покупаются в основном продукты питания, а в пятницу и выходные дни – более дорогостоящие покупки.

Зарплатный цикл – после получения заработной платы люди покупают более дорогие товары, а позднее, перед следующей заработной платой, более дешевые товары.

Зарплатные циклы можно определить по величине купюр, которые вам несут большинство потребителей.

Отпускные циклы характеризуются миграцией населения, подготовкой к миграции, а позднее приездом и дефицитом денежных средств. Демографические циклы характеризуются большим количеством дней рождений.

А религиозные циклы характеризуются увеличением или снижением спроса на определенные продукты питания.

В нашей стране присутствует много конфессий, но приведу только две традиции – мусульманскую и православную, поскольку именно они оказывают наибольшее влияние на спрос. Особенностью таких постов может быть то, что в разный год они могут проходить в различное время. Начнем с мусульманской культуры. В первый день месяца Рамадан (1–30 сентября 2008 года) начинается пост – Ураза, который соблюдается в течение всего месяца и обязателен для всех взрослых, здоровых, ритуально чистых людей. Ритуальная чистота (тахара) в исламе имеет очень большое значение при совершении религиозных обрядов, так как сводится не только к поддержанию внешней чистоты и опрятности, но и означает освобождение от всего оскверняющего. От поста освобождаются беременные, кормящие и больные женщины, дети, престарелые и все те, кто занят на тяжелых работах, участвует в военных действиях, путешествует и т. д. Те же, кто временно освобожден от поста или нарушил его случайно, должны поститься после окончания месяца Рамадан в течение потерянных дней. Добровольные посты сверх обязательного рекомендуются главным образом в месяцах: раджаб (4 июля – 2 августа 2008 года), шаабан (3–31 августа 2008 года), шавваль (30 сентября – 29 октября 2008 года) и мухаррам (10 января – 7 февраля и 29–30 декабря 2008 года). Запрещается поститься в дни двух великих праздников (Ураза-Байрам и Курбан-Байрам) и в случае опасности; порицается пост в пятницу (мусульманский выходной), субботу (день иудеев) и воскресенье (день христиан). Согласно широко распространенному мнению, пост, особенно в месяц Рамадан, является лучшим средством искупления грехов, совершенных в течение года. Мусульманин без посредников отвечает перед Аллахом за свои грехи.

Как известно, исламский пост в месяц Рамадан предусматривает полный отказ от пищи и питья в период от рассвета до заката солнца (и некоторые другие запреты в этот отрезок дня).

В православии посты различаются:

  • очень строгий пост – употребление только сырой растительной пищи;
  • строгий пост – употребление всякой вареной растительной пищи с растительным маслом;
  • обычный пост – кроме того, что едят в строгий пост, можно есть и рыбу (но не мясо и не птицу!);
  • ослабленный пост – употребляется любая пища, кроме мяса.

Календарь православных постов на 2008 год

В русском православии существует четыре многодневных поста, пост в среду и пятницу в течение всего года (за исключением нескольких недель), три однодневных поста.

Великий пост (10 марта – 26 апреля). Сам Спаситель был поведен духом в пустыню, сорок дней искушался дьяволом и ничего не ел в эти дни. Спаситель постом начал дело нашего спасения. Великий пост – пост в честь Самого Спасителя, а последняя страстная седмица этого сорокавосьмидневного поста установлена в честь воспоминания о последних днях земной жизни, страданиях и смерти Иисуса Христа. С особой строгостью соблюдается пост в первую и страстную седмицы. В чистый понедельник принято полное воздержание от пищи. В остальное время: понедельник, среда, пятница – сухоядение (вода, хлеб, фрукты, овощи, компоты); вторник, четверг – горячая пища без масла; суббота, воскресенье – пища с растительным маслом. Рыба разрешается в Благовещение Пресвятой Богородицы и в Вербное воскресенье. В Лазареву субботу разрешается рыбная икра. В страстную пятницу нельзя вкушать пищу до выноса плащаницы.

Петров, или Апостольский пост (23 июня – 11 июля) С понедельника недели всех Святых начинается пост Святых апостолов, установленный перед праздником апостолов Петра и Павла. Этот пост называется летним. Продолжение поста различно в зависимости от того, как рано или поздно бывает Пасха. Постоянно он начинается с понедельника всех Святых, а прекращается 12 июля. Продолжительнейший Петров пост заключает в себе шесть недель, а кратчайший – неделю и один день. Этот пост установлен в честь Святых апостолов, которые постом и молитвою приготовлялись к всемирной проповеди Евангелия и готовили себе преемников в деле спасительного служения. Строгий пост (сухоядение) – в среду и пятницу. В понедельник можно употреблять горячую пищу без масла. В остальные дни – рыба, грибы, крупы с растительным маслом.

Успенский пост (14–27 августа) Через месяц после Апостольского поста наступает многодневный Успенский пост. Он продолжается две недели – с 14 по 27 августа. Этим постом Церковь призывает нас к подражанию Божьей Матери, которая перед переселением своим на небо непрестанно пребывала в посте и молитве. Понедельник, среда, пятница – сухоядение. Вторник, четверг – горячая пища без масла. В субботу и воскресенье разрешается пища с растительным маслом. В день Преображения Господня (19 августа) разрешается рыба, причем если он придется на среду или пятницу.

Рождественский (Филиппов) пост (28 ноября – 6 января) В конце осени, за 40 дней до великого праздника Рождества Христова, Церковь призывает нас к зимнему посту. Он называется и Филиппов, потому что начинается после дня, посвященного памяти апостола Филиппа, и Рождественский, ибо бывает перед праздником Рождества Христова. Этот пост установлен для того, чтобы нам принести Господу благодарственную жертву за собранные земные плоды и приготовиться к благодатному единению с родившимся Спасителем. Устав о пище совпадает с уставом Петрова поста, до дня святителя Николая (19 декабря). Если праздник Введения во храм Пресвятой Богородицы выпадает на среду или пятницу, то разрешается рыба. После дня памяти Святителя Николая и до предпраздненства Рождества разрешается рыба в субботу и воскресенье. В предпраздненство нельзя есть рыбу во все дни, в субботу и воскресенье – пища с маслом. В сочельник нельзя вкушать пищу до появления первой звезды, после чего принято вкушать сочиво – вареные в меду зерна пшеницы или отварной рис с изюмом.

Сплошные седмицы Седмица – неделя с понедельника по воскресенье. В эти дни нет поста в среду и пятницу. Сплошных седмиц пять: Святки – с по 18 января; Мытаря и фарисея – за 2 недели до Великого поста с 18 по 23 февраля; Сырная (масленица) – неделя перед Великим постом (без мяса) с по 9 марта; Пасхальная (Светлая) – неделя после Пасхи с 27 апреля по 3 мая; Троицкая – неделя после Троицы с 16 по 22 июня.

Среда и пятница

Еженедельными постными днями являются среда и пятница. В среду пост установлен в воспоминание о предательстве Иудой Христа, в пятницу – в память крестных страданий и смерти Спасителя. В эти дни недели Святая Церковь запрещает употребление мясной и молочной пищи, а в период недели Всех Святых до Рождества Христова следует воздержание от рыбы и растительного масла. Лишь когда на среду и пятницу приходятся дни празднуемых святых, разрешается растительное масло, а в самые большие праздники, такие как Покров, – рыба. Больным и занятым тяжелым трудом допускается некоторое послабление, чтобы христиане имели силы на молитвы и необходимый труд, но употребление рыбы в неположенные дни и тем более полное разрешение поста уставом отвергается.

Однодневные посты

Крещенский сочельник18 января, накануне Крещения Господня. В этот день христиане готовятся к очищению и освящению святой водой в праздник Крещения.

Усекновение главы Иоанна Предтечи 11 сентября. Это день памяти и гибели великого пророка Иоанна.

Воздвижение Креста Господня27 сентября. Память о страданиях Спасителя на кресте ради спасения рода человеческого. Этот день проводят в молитвах, посте, сокрушении о грехах. Однодневные посты – дни строгого поста (кроме среды и пятницы). Запрещается рыба, но разрешается пища с растительным маслом.

О трапезе в праздники

По церковному Уставу, в праздники Рождества Христова и Богоявления, случившиеся в среду и пятницу, поста нет. В Рождественский и Крещенский сочельники и в праздники Воздвижения Креста Господня и Усекновения главы Иоанна Предтечи разрешается пища с растительным маслом. В праздники Сретения, Преображения Господня, Успения, Рождества и Покрова Пресвятой Богородицы, Введения Ее во храм, Рождества Иоанна Предтечи, апостолов Петра и Павла, Иоанна Богослова, случившиеся в среду и пятницу, а также в период от Пасхи до Троицы в среду и пятницу разрешается рыба.

Календарь православных постов и трапез на 2008 год

Периоды

понедельник

вторник

среда

четверг

пятница

суббота

воскресенье

Великий пост с 10 марта по 26 апреля

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая с маслом

горячая с маслом

Весенний мясоед

 

 

рыба

 

рыба

 

 

Петров пост с 23 июня по 11 июля

горячая без масла

рыба

сухоядение

рыба

сухоядение

рыба

рыба

Летний мясоед

 

 

сухоядение

 

сухоядение

 

 

Успенский пост с 14 по 27 августа

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая с маслом

горячая с маслом

Осенний мясоед

 

 

сухоядение

 

сухоядение

 

 

Рождественский пост с 28 ноября по 6 января

до 19 декабря

горячая без масла

рыба

сухоядение

рыба

сухоядение

рыба

рыба

20 декабря – 1 января

горячая без масла

горячая с маслом

сухоядение

горячая с маслом

сухоядение

рыба

рыба

2–6 января

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая без масла

сухоядение

горячая с маслом

горячая с маслом

Зимний мясоед

 

 

рыба

 

рыба

 

 

Но все эти циклы могут влиять на спрос и предложение, а могут и не влиять. И в каждом регионе влияние циклов может быть разным. Именно поэтому необходимо определить влияние этих факторов на спрос и предложение. Уинстон Черчиль утверждал, что искусство политики состоит не только в том, чтобы предсказывать катастрофы, но и в том, чтобы находить объяснения, если она не произошла.

По результатам исследований циклов и их влияния составляется матрица временных колебаний спроса, которая учитывается при планировании закупок и запасов.

В США создана отдельная наука «Экономическая социология», которая отвечает на глобальный вопрос: «Почему?». К тому же могут быть тенденции к увеличению объемов по товарам определенной группы, а может быть уменьшение.

Оценка сезонности товаров

Было замечено, что некоторые товары продаются под влиянием фактора сезонности. Его влияние на спрос безгранично, но в зависимости от него товары подразделяются на:

  • демисезонные товары – товары, которые продаются без влияния сезонности;
  • товары сезонного снижения/повышения спроса – товары, на которые влияет фактор сезонности в сторону снижения или увеличения спроса, но продажа таких товаров все равно происходит;
  • полностью сезонные товары – те, которые продаются в сезон или перед сезоном.

Если привести примеры таких товаров, то демисезонным товаром будет растительное масло. Мы покупаем его вне зависимости от сезона, погодных условий и пр.

Товаром сезонного снижения/повышения спроса будет, например, кефир, который переживает свое четкое повышение спроса летом, особенно во время жары, но покупаем мы его круглогодично.

Примером полностью сезонных товаров будет модная одежда, от которой мы должны избавляться в конце сезона с помощью стока по сниженным ценам (предоставления скидок), зонты, которые покупают перед сезоном дождей или, как правило, во время него, зимние автомобильные покрышки. В результате появляется матрица сезонности товаров. Особенно серьезно нужно подходить к полностью сезонным товарам. В момент снижения спроса вас могут выручить сезонные ассортиментные позиции.

Все эти факторы накладываются на матрицу временных циклов, в результате чего получается матрица снижения-повышения спроса.

Оценка разрывов в продажах

Там, где не действуют временные циклы и сезонность, начинают действовать разрывы в продажах.

Оценка разрывов в продажах относится к причинно-следственным методам анализа. Это означает, что данный метод отвечает на вопрос «Почему?». Разрывы в продажах – это ошибки вашей фирмы в борьбе за покупателя.

Могут существовать следующие виды разрывов в продажах:

  • разрывы, связанные с количеством: товары не были своевременно заказаны в нужных количествах, не выставлены на полку, не приняты на склад и пр.;
  • разрывы, связанные с конкурентами: например, конкурент предлагает гарантийный ремонт бытовой техники, а вы нет;
  • разрывы, связанные со стилем, цветом, вкусом и запахом: в районе, где вы продаете товары, потребители привыкли к другому вкусу, стилю, цвету, запаху;
  • разрывы, связанные с формой: например, потребители привыкли к кефиру в упаковке 0,5 литра, а не 1 литр;
  • разрывы, связанные с качеством: временное ухудшение качества может сказаться на отсутствии продаж конкретного продукта;
  • разрывы, связанные с ценой: эти разрывы работают в случае, если наблюдается эластичность спроса и предложения по цене;
  • разрывы, связанные с сегментами: любой неохваченный каким-либо товаром сегмент в результате может быть разрывом в товарной линии;
  • разрывы, связанные с брендами: любые из вышеперечисленных разрывов могут зеркально отображаться в сознании потребителей на всю линейку бренда;
  • разрывы, связанные с расположением: покупателю не виден продукт, и он не знает, что этот продукт есть в наличии.

В данном случае важно:

    1. Построить сценарий развития продаж продукта.
    2. Оценить суммарные потери денежного потока.
    3. Провести анализ стратегического разрыва.
    4. Определить методы его преодоления.

Необходимо отметить, что разрывы в продажах могут быть от случайных факторов и от единовременных событий. Случайными факторами могут быть форс-мажорные обстоятельства, перечень которых приведен в Гражданском кодексе РФ. А событиями, например, может быть государственный переворот или что-то в этом роде.

Экспертные оценки продаж

В тот момент, когда оценки продаж невозможны собственными силами, на службу управления ассортиментом призываются эксперты со стороны. Эксперты делают свои оценки исходя из опыта и статистических данных по отрасли, с применением своих особых, «уникальных» методик. Что это означает?

На самом деле все методики давно изучены и формализованы. Если рассматривать полное изучение данных продаж, методика будет выглядеть следующим образом.

Оценка ценообразования и прибыльности товара

Когда вы рассчитываете прибыльность товара, вам необходимо разделить цену товара на 5 переменных:

  • закупочная цена товара;
  • постоянные издержки;
  • переменные издержки;
  • прибыль;
  • оборотные налоги.

Для того чтобы оценка была правильной, вам необходимо делать ее по каждой ассортиментной позиции. Но для начала вспомним, что входит в эти понятия.

Закупочная цена товара – цена, по которой по условиям договора вам отдают товар поставщики.

Постоянные издержки – то, что невозможно привязать к партиям товара (например, аренда, налог на имущество, плата за землю, оклады сотрудников, амортизация основных средств и т. д.).

Переменные издержки – то, что непосредственно привязывается и рассчитывается от партии товаров (например, мотивационная часть заработной платы, транспортные расходы, салфетки, если вы продаете хот-доги). Обычно, проверяя расходные материалы, налоговые органы находят множество нарушений. На Западе один предприниматель прогорел из-за того, что вписал в отчетность все салфетки, но уменьшил количество проданных хот-догов. В эту группу входит еще и стимулирование покупателей.

Оборотные налоги – это налоги, которые рассчитываются от оборота.

От чего зависят эти составляющие?

Закупочная цена товара зависит от взаимоотношений с поставщиками и их ассортиментной и финансовой политики. Постоянные издержки зависят от общей организации торговой точки. Переменные издержки – от правильной организации логистики компании. Оборотные налоги – от налоговой политики государства.

Прибыль зависит от эластичности спроса и предложения по цене, конкурентной ситуации и приверженности покупателей к определенным группам товаров.

Теперь давайте выясним, на что мы можем повлиять? На закупочную цену, если это не идет вразрез с ассортиментной и финансовой политикой компании поставщика. На постоянные издержки мы можем повлиять в момент создания торговой точки, позднее вам придется приложить немало усилий при реорганизации. На переменные издержки можно оказать влияние в момент совершения и планирования операций. На прибыль мы можем подействовать, пользуясь всеми влияющими на продажи факторами, как в сторону увеличения прибыли, так и в сторону снижения за счет сокращения издержек.

На налоги мы никакого влияния оказать не можем, а в случае, если мы начнем оказывать влияние на сумму налогов, мы можем подвергнуть компанию прямым юридическим и налоговым рискам.

А рычагов влияния на прибыль у нас, так же, как и потоков, четыре:

  • информационный – распространение определенного вида информации;
  • материальный – обеспечение качества и своевременного присутствия необходимого ассортимента;
  • трудовой – улучшение услуги торговли и необходимая ответственность персонала;
  • финансовый – анализ, планирование, использование внешних факторов, контроль.

Здесь необходимо отметить, что если постоянные издержки привязаны к факторам, не влияющим на закупку и продажу ассортимента, то переменные издержки в некотором смысле тоже можно назвать постоянными. На каждую единицу товара тратится одна этикетка штрихкода, для того, чтобы закупить партию продукции, вам необходимо нанять определенный вид транспорта. Это означает, что привязка издержек осуществляется к определенным видам характеристик товара.

В данном случае можно говорить, что чем мельче товар, тем больше на него расходов. Причем это касается как материальных, так и временных и трудовых. В процессе производства на него тратится больше материалов на упаковку, в процессе продажи – больше материалов на этикетки и пр. Для того чтобы произвести йогурт весом 125 граммов, тратится больше времени, чем на производство в том же объеме на литровый йогурт. Для того чтобы выставить йогурт 125 граммов на прилавок, тратится больше времени, чем на тот же объем йогурта в 1 литр. И это всегда легко объяснить покупателю.

Поэтому наценка на более мелкий товар всегда больше наценки на более крупный. Все это происходит из-за того, что переменные издержки всегда рассчитываются на единицу продукции. Издержки в суммовом выражении будут одними и теми же, а в процентном отношении от стоимости товара будут разными.

Я сейчас не буду залезать в дебри финансового анализа, поскольку размера статьи не хватит для того, чтобы изложить все операции. Скажу только о том, что при наличии хорошего программного обеспечения анализ прибыльности и ценообразования не будет для вас проблемой.

В результате вы получите матрицу более и менее прибыльных товаров и сможете оценить более и менее выгодные товары в вашем ассортименте, а также увидеть, какие шаги вам необходимо предпринять для того, чтобы увеличить прибыль. На основании этой матрицы вы сможете произвести анализ ассортимента.

Начинаем классифицировать товары

Жил когда-то такой известный деятель Парето. И он первый отметил закономерности, которые описал как принцип 20/80. По его утверждениям:

  • 20% товаров приносят 80% прибыли;
  • 20% товарного ассортимента делают 80% оборота;
  • 20% покупателей приносят 80% денег.

Но все мы знаем, что:

  • без 80% менее уходящего товарного ассортимента к нам могут не приходить те 20% покупателей, которые приносят 80% денег;
  • 20% товарного ассортимента, которые делают оборот, могут не приносить 80% прибыли;
  • 20% товарных позиций, которые приносят 80% прибыли, могут относиться к 80% товарных позиций, которые не делают оборота.

Именно поэтому существует множество типов анализа ассортимента, среди которых особо выделяют:

  • АВС-анализ;
  • XYZ-анализ;
  • FRM-анализ.

Что же собой представляет АВС-анализ? АВС-анализ устанавливает приоритеты в отслеживании ассортимента. Исходит он из двух характеристик:

  • оборот или прибыль;
  • количественные характеристики.

Классификация делается на основе распределения по трем группам:

  • категория А – быстро продающиеся товары с большим объемом продаж или прибыли (более 20% от общего объема);
  • категория В – средние параметры реализации (от 20 до 5% от общего объема);
  • категория С – менее 5% продаж.

Но лучше проводить АВС-анализ как по прибыли, так и по обороту. Для того чтобы классифицировать продукцию, необходимо просто заполнить следующую таблицу.

Артикул

Наименование

Годовой объем продаж

Доля в совокупных продажах (или прибыли) итого (%)

Нарастающий итог объема продаж (или объема прибыли) (%)

Классификационная группа

1

 

 

21%

27%

А

2

 

 

10%

37%

А

 

 

 

 

 

 

85

 

 

10%

15%

В

87

 

 

20%

11%

В

 

 

 

 

 

 

99

 

 

0,02%

4,2%

С

100

 

 

0,01%

0,2%

С

Итого

 

 

100%

100%

 

Таким образом, в следующей таблице вы сможете оценить ценность продукции.

 

Классификационная категория

Цена единицы продукции (или прибыль), руб.

Годовое количество продаж, шт.

Годовой объем продаж (или прибыли), тыс. руб.

А

Высокая

Высокое

Высокий

Средняя

Высокое

Высокий

Низкая

Очень высокое

Высокий

В

Высокая

Низкое

Средний

Средняя

Среднее

Средний

Низкая

Высокое

Средний

С

Средняя

Низкое

Низкий

Низкая

Среднее

Низкий

Низкая

Низкое

Низкий

Но что нам это дает? Это помогает нам сделать выводы: как и когда планировать товарный ассортимент, на что делать упор в ассортименте. Но в большинстве своем все будет зависеть от политики наценок. Давайте рассмотрим приоритеты на простейших графиках. Поочередно присвоим:

  • координате Х значение количества, координате Y значение оборота;
  • координате Х значение количества, координате Y значение прибыли;
  • координате Х значение оборота, координате Y значение прибыли.

Если мы будем рассматривать выгодность с точки зрения прибыли для магазина, то для нас всегда будут выгодными товары, которые окажутся в голубом квадрате. Это только из-за того, что магазин всегда сталкивается с проблемой полочного пространства. Для покупателей будут выгодными те товары, которые окажутся в белом квадрате. Будут выгодными для покупателей и для нас те товары, которые окажутся в синем квадрате. Исчезновение товаров, которые окажутся в черном квадрате, заметят только те, кто их покупает. Но скоропалительных выводов делать не надо, поскольку товары каждой группы и вида имеют свою оборачиваемость. Маркетинг и экономика торговли Если вы все товары загоните в один анализ, ничего хорошего из этого не выйдет. Мы не можем сравнивать товары молочной и хозяйственной групп. Мы не можем сравнивать прибор для разбрызгивания освежителей для воздуха и сменных блоков к нему. Сменные блоки не будут продаваться, если человек не купит сам прибор.

Именно поэтому целесообразно проводить анализ по группам и видам товаров, а не по ассортименту в целом. По результатам такой классификации мы делаем вывод о степени внимания, оказываемой товаром разных классификационных групп. Группа А:

  • прогнозирование – на основе плана продаж;
  • управление запасами – планирование;
  • контроль – ежедневный.

Группа В:

  • прогнозирование – на основе прошлых продаж;
  • управление запасами – планирование;
  • контроль – еженедельный.

Группа С:

  • прогнозирование – на основе прошлых продаж;
  • управление запасами – планирование;
  • контроль – ежемесячный.

Когда вы начнете отслеживать ассортимент, то увидите, что товары расходуются неравномерно. Именно поэтому важен и следующий тип классификации ассортимента, а именно: по стабильности и равномерности расхода товара из торгового зала. В этом вам поможет XYZ-анализ. XYZ-анализ товаров предполагает оценку их значимости в зависимости от частоты потребления. Если рассматривать потребление отдельных видов товаров в течение длительного периода, то можно установить, что в их числе есть товары, имеющие постоянный и стабильный спрос; товары, расход которых подвержен определенным, например, сезонным колебаниям, и, наконец, товары, расход которых абсолютно незакономерен, т. е. носит случайный характер. Поэтому в пределах каждой из категорий А, В и С товары могут быть распределены еще и по степени прогнозируемости их расхода. Для такой классификации используются символы X, Y, Z.

К категории X относятся товары, спрос на которые имеет постоянный характер или подвержен случайным незначительным колебаниям, и поэтому поддается прогнозированию с высокой точностью. Удельный вес таких товаров в общей номенклатуре, как правило, не превышает 50–55%. К категории Y относятся товары, потребление которых осуществляется периодически либо имеет характер падающей или восходящей тенденции. Их прогнозирование возможно со средней степенью точности. Их удельный вес в общей номенклатуре составляет около 30%. Для товаров категории Z (они составляют 15% в общей номенклатуре) нельзя выявить какой-либо закономерности потребления, поэтому прогнозирование их расхода невозможно.

В качестве показателя, характеризующего возможные колебания в потреблении товаров, может использоваться коэффициент вариации: V Маркетинг и экономика торговли , где Маркетинг и экономика торговли – стандартное отклонение, которое определяет степень фактического расхода товара в течение анализируемого периода относительно средней величины; Маркетинг и экономика торговли– средняя величина расходования товара. Маркетинг и экономика торговлиМаркетинг и экономика торговли  где Маркетинг и экономика торговли – фактический расход товара в n-м периоде; n – число наблюдаемых периодов. Оптовая фирма N расширяет торговый ассортимент. С целью сокращения объема денежных средств, омертвленных в запасах, необходимо усилить контроль ассортимента с помощью анализа ХYZ. С этой целью необходимо: 1. Продифференцировать товарные запасы по методу ХYZ, воспользовавшись следующей таблицей:

Группа

Интервал

Х

0 ? V < 25%

Y

25 % ? V < 80%

Z

80 % ? V < ?

2. Разработать требования по организации и управлению запасами для каждой группы товаров.

№ позиции

Реализация за квартал, тыс. руб.

1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

1

600

620

700

680

2

240

180

220

160

3

500

1400

400

700

4

140

150

170

140

5

10

0

60

50

6

520

530

400

430

7

40

40

50

70

8

4500

4600

4400

4300

9

40

60

100

40

10

1010

1030

1050

950

Вспомогательная таблица для расчета коэффициента вариации спроса и разбивки товара на группы X, Y, Z

№ позиции 

1 кв.

2 кв.

3 кв.

4 кв.

Общая реализация за квартал

Средняя реализация за квартал

Коэффициент вариации

Группа

1

600

620

700

680

2600

650

6,34

Х

2

240

180

220

160

800

200

15,81

Х

3

500

1 400

400

700

3000

750

52,07

Y

4

140

150

170

140

600

150

8,16

x

5

10

0

50

60

120

30

84,98

z

6

520

530

400

430

1880

470

11,94

x

7

40

40

50

70

200

50

24,49

x

8

4500

4600

4400

4300

17 800

4450

2,51

x

9

40

60

100

40

240

60

40,82

y

10

1010

1030

1050

950

4040

1010

3,7

x

Сумма

7600

8610

7540

7530

 -

 -

 -

 -

А для результатов анализа будет использоваться следующая таблица.

Результаты анализа XYZ

Группа

Количество наименований товара

 Номера товарных позиций

Удельный вес в общем количестве наименований, %

X Y Z

7 2 1

1, 2, 4, 6, 7, 8, 10 3, 9 5

 

Результаты проведенного анализа XYZ показали, что можно четко выявить абсолютное и относительное значение товаров и групп товара для программы закупок предприя­тия в перспективе. Метод XYZ позволяет выстроить ассортиментные позиции в зависимости от величины спроса на товар и определить, какие товары являются наи­более выгодными, а какие нежелательны в ассортименте. С этой точки зрения, для товаров класса X можно рекомендовать закупки в соответствии с плановой потребностью синхронному их расходу  закупкам, для класса Y – создание запасов, а для класса Z – приобретение по мере возникновения потребности.

Дополнительным, но немаловажным видом анализа является FMR-анализ. В данном случае происходит классификация товаров по степени частоты обращения покупателей. Он характеризуется коэффициентом частоты взятия и вычисляется по следующей формуле: Маркетинг и экономика торговли

где P – количество обращений клиентов по i-ному продукту, а n – общее количество обращений. По частоте взятия продукты разбиваются на три группы:

  • категория F – наиболее часто запрашиваемые товары (80% от общего количества);
  • категория M – менее часто запрашиваемая категория продуктов (15% от обращений);
  • категория R – редко запрашиваемая продукция (оставшиеся 5%).

Данный анализ позволяет сделать акцент на коммерческой, логистической и маркетинговой деятельности предприятия, поскольку иногда приходится жертвовать прибылью ради лояльности потребителей. Дай Бог, чтобы этого не происходило. Существуют и другие методы отдельной и совместной классификации. Одним из таких методов является АВСXYZ-анализ. Необходимо заметить, что немаловажно еще провести анализ по эластичности спроса по цене. Это вам даст понимание реакции потребителей на изменение цен.

По результатам этих методов необходимо понять:

  • значимость групп, видов и ассортиментных позиций для предприятия;
  • значимость групп, видов и ассортиментных позиций для потребителей;
  • колебания в спросе и предложении продукции и их причины.

В результате эти анализы станут первым шагом в прогнозировании спроса.

Начинаем делать прогнозы продаж

Когда мы накопили статистическую информацию, классифицировали товар и разобрали причины спроса и предложения, мы можем начать делать прогнозы продаж.

Существуют следующие критерии оценки применимости той или иной методики прогнозирования продаж:

  • требуемая точность;
  • временной горизонт;
  • ценность прогноза;
  • доступность данных;
  • тип вводных данных;
  • квалификация и опыт составителя прогноза.

В случае правильного программного ввода информации данные быть доступными и подробными. Единственное, что будет необходимо оценить, – это случайные факторы, которые возникли или могут возникнуть. Процесс прогнозирования включает шесть основных этапов:

  1. Определение цели прогноза.
  2. Установление горизонта планирования.
  3. Выбор метода прогнозирования.
  4. Сбор и анализ соответствующих данных.
  5. Разработка прогноза.
  6. Контроль над его использованием.

Выбранный метод прогноза представляет собой комбинацию точности и стоимости. Организационные аспекты прогноза связаны с ролью и ответственностью отдельных служащих. Главные вопросы здесь таковы:

  • Кто? – Кто отвечает за выработку прогноза?
  • Как?
    • Как оценивают точность и эффективность прогноза?
    • Как влияет эффективность прогноза на оценку работы и вознаграждение его составителей?
    • Как влияет точность прогноза на финансовые результаты компании?
  • Когда? – Когда делаются прогнозы и на какой период?
  • Зачем? – Зачем делаются прогнозы?

Итак, до этого мы организовывали управление ассортиментом, а сейчас мы начинаем им управлять. И управление начинается с прогнозирования. Прогнозирование имеет в своем арсенале множество методов. Принципиально их можно разделить на:

  • фактографические;
  • экспертные;
  • комбинированные.

Фактографические методы делятся на методы экстраполяции, аналогий, функций с гибкой структурой, вероятностно статистические, эконометрические, матричные методы. Экспертные в свою очередь делятся на индивидуальные, коллективные, системно-структурные модели, групповые экспертные оценки, игровое моделирование.

Безусловно, все эти методы нужно знать любому уважающему себя экономисту. Но каждый выбирает для себя наиболее удобный метод прогнозирования. Если дело касается меня, то мне удобнее сочетание нескольких методов: матричного, экстраполяции динамических рядов, аналогий и некоторых эконометрических методов. Перед тем как начать строить прогноз продаж, я выясняю временную матрицу спроса с учетом циклов и сезонности, после этого выясняю прибыльность товаров, потом провожу классификацию товаров по количеству, обороту и стоимости, выясняю коэффициент вариаций, а после этого начинаю статистический анализ предыдущих периодов, сглаживая изменения циклов на новый год и разрывы в продажах. В результате перед глазами появляется более или менее точный прогноз.

Далее я делаю анализ скользящей средневзвешенной с учетом тренда. Но поскольку мы уже касались в статье всех матриц, нам осталось рассмотреть сглаживание, скользящую средневзвешенную, тренды и колебания. Итак, что же такое метод скользящей средневзвешенной?

Как уже говорилось, спрос – это объем товара, который мы предполагаем продать или использовать в следующем отчетном периоде. Прогноз спроса строится на основе пяти элементов: Потребление в прошлые периоды. Исторические данные по объему продаж могут служить хорошим индикатором будущей потребности. Потребление – это чистый объем (исходящий поток – возврат) товаров, покинувших склад в течение отчетного периода. В него входят объем поставок покупателям и объем внутреннего потребления на ремонт и сборку.

Тренды. Потребление многих товаров непостоянно. Со временем оно меняется. Некоторые товары (или товарные линии) могут стать более популярными. Это называется восходящим трендом. Нисходящий тренд наблюдается в случае, когда популярность товара (или товарной линии) снижается. Тренды могут формироваться под влиянием изменений моды, экономической ситуации, конкуренции или иных факторов. В любом случае тренды необходимо учитывать при прогнозировании спроса на товар.

Совместное прогнозирование. В этом процессе учитываются факторы, которые не связаны с историческими данными или трендами. Какое-либо грядущее событие может кратковременно повысить спрос на товар, например, праздник, скидки, промоакция. В некоторых случаях спрос лучше прогнозируется на основе экспертных оценок торгового персонала или покупателей, а не на основе исторических показателей продаж или потребления.

Горизонт прогноза. Это примерный отрезок времени, на который следует строить прогноз спроса. Если для получения пополнения запаса какого-либо товара не требуется много времени, то горизонт прогноза ограничивается ближайшим будущим. Но если изделие импортируется, а пополнения нужно ждать четыре месяца, то горизонт составит 120 дней с даты построения прогноза.

Размеры возможных колебаний в спросе. Он исходит из коэффициента вариации.

Предположим, нам нужно сделать прогноз спроса на октябрь 2008 года. У нас есть информация за предыдущие три года. Что мы делаем? Берем статистическую информацию за последние три года по дням, календарь (матрицу) временных циклов за последние три года и на новый год, разбиваем товары по степени сезонности, оцениваем разрывы в продажах. После этого изменяем расход товаров по дням в предыдущих периодах до матрицы временных циклов этого года, сглаживая при этом разрывы. Таким образом, получаем правильные исходные данные. Сама же формула будет средним арифметическим полученной информации за три предшествующих октября. Т. е. формула будет следующей:

Сумма товара за периоды / количество периодов

Причем при хорошей программе это стоит делать по каждому товару в отдельности. А потом складывать, как будет точнее по правилам статистики. Но если рассчитать прогноз с использованием коэффициента вариации, то мы получим минимальное и максимальное значение плана. Но для начала разберемся с трендом.

Тренд обычно необходимо считать и в количественном, и стоимостном выражении. И я объясню почему. Недавно я столкнулся с таким фактом, что стоимостной тренд был восходящим, а количественный тренд – нисходящим в связи с падением спроса. Дело было в том, что увеличивалась цена. Поэтому необходимо подсчитать среднюю скользящую по количеству за период, прогнозируемое увеличение цены на период, а потом попросту их перемножить.

Все это понятно, если вы не являетесь подчиненным в магазине. В случае если вы являетесь подчиненным, вы, конечно же, будете занижать план. Ведь все равно вам потом поставят больше.

Какой должна быть программа оперативного бухгалтерского учета для розничной торговли?

Программа бухгалтерского учета в розничной торговле предназначена для использования всеми структурными подразделениями. Именно поэтому программа должна иметь возможности оперативного учета и анализа для всех структурных подразделений и единовременного доступа всех структурных подразделений. Конечно, нужно ввести уровни доступа для каждого структурного подразделения. Запретить доступ к документам, которые не нужны подразделениям в оперативной работе, и к данным, которые им знать необязательно.

Не забудьте, что, совершенствуя программное обеспечение и закупая современное оборудование, вы сокращаете время, затрачиваемое вашими сотрудниками на выполнение операций, и тем самым не увеличиваете штат сотрудников.

Требования к программному обеспечению должны быть следующими:

  • Ведение взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
  • Возможность идентифицировать товар как артикулом поставщика, так и собственным артикулом магазина.
  • Максимальное количество атрибутов товара.
  • Возможность деления ассортимента товаров на классы, группы, подгруппы и виды для последующего анализа.
  • Возможность ведения и импорта из электронных прайс-листов поставщиков отпускных цен для анализа вашими сотрудниками.
  • Наличие всех необходимых форм документов, автоматическое ведение на их основе других документов, журналов, регистров и отчетов.
  • Тонкая привязка товаров к операциям бухгалтерского учета, а операций оперативного бухгалтерского учета к ценообразованию товаров на основе учетной политики. Привязка операций бухгалтерского учета к операциям налогового учета.
  • Программное обеспечение должно быть клиент-серверным  и обеспечивать доступ и ограничение доступа всех структурных подразделений организации.
  • Программа должна поддерживать максимальное количество отчетов, необходимых структурным подразделениям.
  • Программа должна иметь возможность доработки и импорта-экспорта данных в другие офисные приложения.
  • Наличие возможности не только учета по датам, но и по времени проведения документов.

Желательно, чтобы программное обеспечение было широко известным, поскольку иначе вам придется тратить деньги на обучение сотрудников. В результате в программном обеспечении вы должны получить подробную матрицу прихода и расхода товаров по датам, времени, ассортименту и характеристикам продукции.

На основании полученных данных вы сможете вести бухгалтерский, налоговый, управленческий оперативный учет, вовремя принимать управленческие решения, избежать большого количества ошибок продавцов, формировать отчеты для принятия экономических решений. В случае если у вас не будет оперативной программы учета, на подготовку бухгалтерских, статистических и налоговых отчетов, экономических отчетов в принятой на фирме форме, вы будете затрачивать до недели времени при большом штате сотрудников. В случае если у вас будет программа оперативного учета, максимум сколько придется затратить времени – это половину дня на проверку ввода информации. На данный момент все программы бухгалтерского учета документоориентированны. На основании этих документов формируются проводки бухгалтерского учета, формируются регистры бухгалтерского и товарного учета.

Безусловно, если вы не доверяете программам, вы будете искать в них ошибки. Иногда ошибки в них могут находиться, но зависеть они будут не от неправильных вычислений в программе, а от невыполнения предписаний по обновлению версий программы и неправильного ввода информации. Другое дело, когда из-за экономии денежных средств вы будете делать программы «на коленках» силами неквалифицированных программистов. В этот момент вам понадобится много времени, чтобы довести программу до ума.

Но чем подробнее вы будете вводить информацию, тем легче и быстрее будете получать необходимые результаты, тем меньше будет путаницы и тем больше у вас будет уверенность, что данные правильные.

Поверьте, это не реклама, но на данный момент всем этим характеристикам удовлетворяет программа 1С версии «8.0: Управление производственным предприятием». И что самое главное, в данной программе можно дорабатывать дополнительные отчеты непосредственно под вашу компанию.

Конечно, на данный момент существуют и другие хорошие модульные программы. Но стоимость таких программ оставляет желать лучшего.

Заключение

Итак, мы уже рассмотрели основы формирования ассортимента, учет и анализ ассортимента. Теперь мы должны от плана перейти к факту и рассмотреть управление ассортиментом на операционном уровне.

Но это уже тема следующей статьи.
Учет и анализ ассортимента: бухгалтерский и финансово- экономический подходытоваров, товара, товары, организации, учета, продаж, пост
https://www.retail.ru/local/templates/retail/images/logo/login-retail-big.png 243 67
Учет и анализ ассортимента: бухгалтерский и финансово- экономический подходы
https://www.retail.ru/local/templates/retail/images/logo/login-retail-big.png 243 67
SITE_NAME https://www.retail.ru
https://www.retail.ru/articles/18726/2018-12-10