15 декабря 2016, 15:36 1616 просмотров

Как подготовиться к внедрению B2B-портала или оптового интернет-магазина внутри компании?

За 3 года мы в Compo разработали 12 оптовых порталов. На переговорах клиенты говорят: “Что делаете вы - понятно. Объясните, что придётся делать нам и кого задействовать внутри компании?” Мы подготовили список из 6 обязательных задач, выполнение которых поможет запустить B2B-систему и быстро, и корректно. Важно, что очерёдность действий не принципиальна. (Например, выбор разработчика указан последним пунктом, хотя компания может с этого начать или решить задачи 1 и 3, а потом найти подрядчика, который поможет дальше.)

Зачем нужен B2B-портал?

Главная задача B2B-платформы – автоматизация сделок, которые во многих компаниях до сих пор проходят по старинке:

Звонок – Запрос прайса – Отправка прайса менеджеру с указанием количества – Уточнение остатков…

Менеджеры каждому контрагенту называют одинаковую информацию: из часа в час, изо дня в день. Рационально ли? Имеем раздутый штат псевдо-продажников.

Как на практике система B2B автоматизирует отдел продаж, смотрите на сайте компании Compo.

Переходим к 6 задачам, которые придётся решать внутри компании.      

Задача 1 – определяем бизнес-задачи и ставим приоритеты

Как подготовиться к внедрению B2B-портала (оптового интернет-магазина) внутри компании?

Для каких бизнес-целей вам нужен B2B-портал?

  • Упростить документооборот по сделке?

  • Сократить отдел продаж?

  • Увеличить эффективность отдела продаж?

  • Повысить лояльность клиентов за счёт современного, удобного инструментария?

  • Создать оперативную связь с клиентами?

 

Полный набор возможностей оптового сайта смотрите по ссылке выше. Но постарайтесь отталкиваться от задач бизнеса, а уже после связывать их с возможностями B2B-площадки. Это помогает взглянуть на собственное дело свежим взглядом.

Каждой цели присвойте оценку от 1 до 10 по принципу, насколько она важна в рамках деятельности компании и какую выгоду обеспечит?

Пример из письма наших клиентов:

Как подготовиться к внедрению B2B-портала (оптового интернет-магазина) внутри компании?

Зачем расставлять приоритеты?» – спросите вы. Об этом ниже.

 

Задача 2 – определяем требования к порталу и очерёдность их выполнения

Как подготовиться к внедрению B2B-портала (оптового интернет-магазина) внутри компании?

Смотрите, если мы покупаем автомобиль, то у нас к нему есть некие требования, так? Они у каждого свои, зависят от задач (кому-то транспорт нужен, чтобы картошку с дачи возить, а кому-то - на девушек впечатление производить). Но некоторые функции должны быть по умолчанию: как минимум надо, чтобы автомобиль ездил, была исправна коробка передач, работал «ручник» и дворники, стояли зеркала...

А дальше уже можно тюнинговать до бесконечности.

  • С B2B-порталом всё ровно то же самое. Главное, чтобы бизнес-процессы не вступали в конфликт друг с другом, а реализовать можно любую идею.

Тут фишка в том, что разработка и внедрение оптового интернет-магазина – процесс, занимающий не 1 месяц. Поэтому надо прописать минимальные требования к порталу (как к автомобилю), чтобы он «поехал».

Подключите и рядовых сотрудников, ведь с B2B-системой им работать. Составьте опросник, который покажет, как сотрудники того или иного отдела работают сейчас, какой функционал им нужен в первую очередь, и чего они хотят в будущем.

Например, руководитель отдела продаж желает получать смс-сообщение, когда менеджер, закреплённый за контрагентом, в течение 30 минут не отреагировал на новый заказ в системе. Это можно сделать. Но это уже тюнинг: желательный и возможный, но не обязательный функционал.

Сначала прорисовываем скелет – общие бизнес-процессы компании. Переносим их на B2B-площадку, тестируем, запускаем в работу, а уже потом наращиваем на скелет мышцы.

Компания может прописать этапы внедрения своими силами, хотя мы в Compo считаем, что быстрее и результативнее работать вместе с разработчиком.

Пример того, как может выглядеть такой документ требований:

 Screenshot_10.png

 

Задача 3 – выбираем команду и руководителя проекта по внедрению портала

Как подготовиться к внедрению B2B-портала (оптового интернет-магазина) внутри компании?

Обратите внимание: не «назначаем», а «выбираем»! Суть не в том, чтобы поставить крайнего и требовать еженедельные отчеты по пятницам. Но начнём с команды:

Обязательно включите в состав:

  • Руководителей профильных отделов: сбыта, маркетинга, закупок и пр. (иногда в команду входят даже бухгалтера, это нужно, когда у компании специфичные расчёты с контрагентами). Руководители отделов дают данные по бизнес-процессам, выписывают требования к оптовому порталу, дают обратную связь.

  • Программиста учётно-складской системы. Даже если он внештатный сотрудник. Это критически важное звено, обеспечивает корректность данных в системе и играет ключевую роль при интеграции учётной программы с B2B-порталом. Подробней об этом дальше.

Теперь по руководителю проекта:

Он «свяжет» вашу компанию с разработчиком. Это серьёзный пласт работы и, возможно, такого сотрудника придётся освободить от других задач (всё зависит от размера компании и сложности бизнес-процессов).

Какие знания нужны руководителю проектов?

Во-первых, он должен разбираться в бизнес-процессах компании. Поэтому на роль не подходит обычный менеджер, который «видит улицу только из своего окна». Нет, нужен человек, знающий весь район.

Во-вторых, руководитель проекта по внедрению оптового портала должен обладать компетенцией в сфере IT. Может, не такой сильной, как в бизнес-процессах компании, но с базовым пониманием принципов работы учётных систем и проектов электронной коммерции.

Например, он понимает, что обмен данными с учетной системой может производиться с помощью любых структурированных файлов с заданным набором полей – csv, xml, json и т.д.

Подобные IT-знания защитят руководителя от “развода” со стороны разработчиков и помогут правильно оценивать сроки работы.

Проще говоря, руководителю не должен требоваться переводчик, чтобы понять такую речь разработчика:

«Также реализация зависит от источников данных. Если мы хотим быстрый конструктор, то агрегировать данные из различных источников, серверов, служб лучше в одном месте, например, в служебной базе. Допустим, один набор данных у нас находится во внешней базе, другой – мы получаем через RESTARI от службы, третий, например, справочники, получаемые по SOAP-протоколу. Не факт, конечно, что все прямо так, но такое бывает. И эти разнородные данные лучше консолидировать в одном месте.

Также может быть, что данные однородны и уже как-то структурированы и с ними можно работать в реальном времени. Хотя у вас написано, что это как раз и является слабым местом текущей системы.

Если мы получаем и обмениваемся данными асинхронно, это дает возможность не зависеть от каналов и ограничений протоколов в рабочий момент времени, что хорошо. Это пока только навскидку говорю.

 И может на это ответить:

Владимир, спасибо за комментарии. В таком случае вопросы:

Какие BI-средства вы используете или планируете?

Формат excel, насколько знаю, используют некоторые зарубежные компании в своих комплексных продуктах, ПО. Об этом вам что-то известно?

Вы отметили, что есть несколько наработок по обработке данных. Все связаны с форматом excel?

Описывая стек технологий, вы указали, что основой служит LAMP, ок, а что конкретно в данном случае подразумевается под Apache?

В-третьих, руководитель проекта должен обладать авторитетом в компании. Ему придётся взаимодействовать с другими отделами. И если его начнут “динамить”, то сроки внедрения увеличиваются прямо пропорционально количеству “ой, давай позже”.

Реальный пример. Нам, разработчикам, нужны ответы на вопросы:

  • Процесс работы компании с контрагентом: за каждым закреплён один менеджер или группа? Каковы их роли?

Но в компании директор (он же руководитель проекта) в отпуске, его заместитель «спихивает» всё на менеджера, а менеджер ответ разработчику ставит в последнюю очередь среди рабочих задач. Проект встал. Банально на элементарных деталях.

Следующее. Важнейший этап разработки B2B-площадки – организация правильного каталога. «Правильный» это когда он улучшает продажи. А улучшает он их тогда, когда настроен под потребности целевой аудитории. И это задача руководителя проекта: разбираться в ассортименте, знать потребности клиентов и пр.

Часто в учетных системах номенклатура организована, исходя из целей учета. Но на портале она должна быть организована в соответствии с целями электронной коммерции, при этом синхронизирована с учетной системой. Вопрос, как именно подгоняется учетная структура под торговую и наоборот решается всегда по-разному:

  • Либо номенклатура приводится в порядок на стороне учетных систем

  • Либо организуются две разных структуры учетная и торговая - синхронизированная по ключам

Руководитель проекта у нас получился словно Супермен, но из песни слов не выкинешь.

Если такой человек в компании есть – отлично. Если нет – подберите по первому критерию (знание общих бизнес-процессов), а для решения «программистских» вопросов прикрепите к руководителю IT-сотрудника.

Задача 4 – выбираем базу (CMS): коробочное решение или индивидуальная разработка?

На рынке розничных интернет-магазинов балом правят коробочные решения. Они позволяют запустить проект быстро и недорого. На рынке B2B-сайтов готовые решения тоже предлагают, хотя в меньших количествах. Почему? Подробный ответ мы давали в статье «19 отличий розничного интернет-магазина от B2B-портала».

Суть в том, что в B2B-отрасли сложные бизнес-процессы. И даже у прямых конкурентов они могут кардинально отличаться. Поэтому крайне сложно подогнать их под шаблонное решение.

Пример: два оптовых магазина по продаже сантехники.

  • В первом магазине после формирования заказа клиенту автоматически выставляется счет и заказ уходит в обработку одному из менеджеров.

  • Во втором случае товар ставится “в резерв”, менеджер вручную подтверждает наличие и готовность отгрузить в запрашиваемую дату, после чего подгружает счет из 1С. Заказ при этом автоматически разбивается на части и отправляется профильным отделам на дальнейшую обработку.

В чём плюсы и минусы «коробки»?

  • Скорость. «Коробочное» решение позволяет быстро запустить портал (воплотить тот самый минимальный функционал) и проверить гипотезы.

  • Минусы в том, что “коробка” не сможет реализовать нестандартный функционал, и придётся её серьёзно дорабатывать, а это зачастую дольше, чем работа с нуля. Но есть и главный минус.

При разработке оптового сайта с нуля разработчики делают систему под существующие бизнес-процессы. В случае же коробочного решения придётся подстраиваться бизнесу. И чем масштабней компания, тем сложнее это сделать. Ведь такое изменение больно бьёт по привычкам коллектива (а это сила, с которой надо считаться). Доходит до того, что сотрудники саботируют внедрение портала, как футболисты “сливают” неугодного тренера.

Какое решение выбрать? Нужно сравнить затраты и действия внутри компании. Мы против того, чтобы из-за B2B-портала компания перестраивала бизнес-процесс. Считаем, что B2B-портал должен этот процесс автоматизировать, но не изменять.

 

Задача 5 – подготавливаем учётно-складскую систему (1С) и CRM

Как подготовиться к внедрению B2B-портала (оптового интернет-магазина) внутри компании?

Пожалуй, самый важный пункт. Интеграция системы с порталом не нужна только в одном случае – если вы планируете использовать универсальные enterprise-системы (ERP) «всё-в-одном»: к примеру, SAP или Oracle. Вопрос в том – нужны ли они вашей компании с её масштабами и процессами? Впрочем, это уже другая тема.

Почему так важна интеграция учётно-складских систем с B2B-порталом?

Потому что это основа автоматизации. И если интеграция с CRM проходит как «рекомендуемая задача», то с 1С (или с другой системой, которую вы используете) – обязательная!

Проблема в том, что часто CRM купили для галочки «потому что конкурент поставил», а в 1С не всегда просто разобраться.

Из письма клиента

«По вопросу номенклатуры могу сказать следующее: в нашей текущей базе в этом вопросе сплошной бардак, но для нас это не критично, так как мы не продаем крупным оптом, и в основном наши клиенты знают, что именно они хотят. Подбор картриджа по модели принтера актуален в розничных продажах. Второй момент – это грядущий переход на 1С 8.0. В данный момент мы работаем на версии 7.7.

В любом случае, вы правы, что процесс номенклатуры и фильтров крайне важен, и он будет обсуждаться. Мы готовы рассказать, как обстоит дело на данный момент, чтобы вместе найти наилучший способ работы».

Начните с «малого» – приведите в порядок данные по ценам и наличию. Именно это «стопорит» интеграцию систем с порталом. Дальше уже можно работать.  Учитывайте, что чем больше данных, которые соответствуют целям раздела 1, вы корректно внесёте в учётно-складские системы, тем больше возможностей будет у B2B-портала, и тем быстрее мы его внедрим.

Пример:

Один из наших клиентов, компания, занимающаяся поставкой мототехники, квадроциклов и запчастей к ним. Из учетной системы обмениваемся данными по следующим выгрузкам:

  • категории товаров

  • номенклатура

  • цены

  • склады и наличие

  • контрагенты-связки клиентов и используемых ими юр.лиц

  • связки клиентов и их менеджеров

  • рекламации

  • заказы

  • сверки

  • взрыв-схемы

В этой задаче есть одна хитрость – можно сначала выбрать подрядчика, а потом приводить в порядок учётно-складскую систему. Это практичней, потому что разработчик с высоты своего опыта подскажет, как сделать работу быстро и грамотно (а, возможно, даст своего программиста для этого).

Если вы прошли все этапы, которые мы рассмотрели:

  • определили задачи

  • выбрали руководителя и команду

  • подготовили требования к порталу

  • решили, использовать «коробку» или разрабатывать с нуля
  • привели в порядок 1С и CRM

...то дело за малым…

  

Задача 6 – выбираем подрядчика

Главный вопрос здесь не столько в технической квалификации и каких-то заслуг IT-специалистов, сколько в их опыте разработки именно оптовых проектов! Иначе сроки внедрения могут затянуться на месяцы. Просто потому, что разработчик не в состоянии оценить сложность бизнес-процессов в B2B.

Простой пример. Мы создаем интернет-магазины уже 15 лет, а к разработке оптовых проектов подключились 3 года назад. И первый проект делали около года. Зато сейчас укладываемся в 3-4 месяца. Кстати, в ноябре 2016 сделали новую версию для того самого первого B2B-клиента, вот она: itapel.ru

Понимание бизнес-процессов B2B - это одно требование из многих, которому разработчик обязан соответствовать.

По каким критериям выбирать подрядчика и как его проверять – большая тема. Мы рассмотрим её в материалах B2B-рассылки Compo. Подпишитесь, чтобы получать их.

 

Алексей Комраков, руководитель проектов компании Compo

 Как подготовиться к внедрению B2B-портала (оптового интернет-магазина) внутри компании?

На правах рекламы
Поделиться публикацией:
Продавцы стали реже улыбаться и здороваться

Компания SQI Management представляет результаты Smiling Report 2017

Как организовать интернет-продажи в традиционном ритейле?

Мстислав Воскресенский делится опытом организации E-Grocery в российских сетях

Где искать франчайзи?

Топ-менеджеры компаний "Мосигра",  Subway, "Рыбсеть", лапшичных "Воккер" рассказывают, как находят партнеров по бизнесу

Как подготовиться к внедрению B2B-портала или оптового интернет-магазина внутри компании?B2B-портал, интернет-магазина, опт, задачи, бизнес, оптовый интернет-магазин, e-commerce