Сметотдел

«Сметотдел» — это софт, с помощью которого мы в Creonit создаём сметы для клиентов. Облегчает жизнь сейлзам и менеджерам проектов на апсейлах и пресейлах.

Как делаем сметы

Команда проекта декомпозирует разработку продукта на огромное количество задач, каждую из которых нужно оценить и отразить в смете. Так как продукты сложные и большие — процесс разработки долгий. Мы не можем просто написать в смете: «Главная страница будет стоить миллион рублей». Сначала проект разбивают на этапы, и у каждого из них будет своя стоимость и специалисты, которые его делают.  

Например, есть страница каталога в интернет-магазине. Нужно:

• Собрать бизнес-требования, провести аналитику, спроектировать.
• Написать техническое задание.
• Отрисовать прототип и сделать дизайн.
• Разработать фронтенд и бэкенд.
• Провести тестирование.
• Зарелизить страницу каталога.

В итоге в работе будут задействованы 4 и больше специалистов, в зависимости от масштаба проекта. Для каждого из этапов работ мы составляем дополнительное соглашение. Важно показать клиенту стоимость каждого этапа и время его выполнения: 

— проектирование будет стоить X денег и займёт Х времени;

— фронтенд будет стоить ХХ денег и займет ХХ времени;

И дальше по списку.

Как появилась необходимость в «Сметотделе» 

Всё началось, когда к менеджерам проектов перешла полная ответственность за бюджет разработки. Раньше понятия «за сколько мы продаём проект» и «сколько денег мы выделяем на производство» были перемешаны. Менеджер называл бюджетом сумму, за которую состоялась сделка, а это неверно. Теперь менеджер запрашивает определённый фонд оплаты труда (ФОТ) на производство. Но сумма, за которую продают разработку, выше этого ФОТ.

В этот момент и появилась потребность в «Сметотделе». Раньше менеджер делал одну Excel-таблицу, согласовывал её и продавал клиенту. Теперь делает две сметы: одну — для производства, вторую — для продажи. Либо одну общую, но с кучей столбцов, колонок и прочего. Потом их неудобно синхронизировать, переписывать задачи и формулировки. «Сметотдел» решает эти проблемы.

Интерфейс немного похож на Excel, но функциями проще управлять и они более интуитивно понятны.

В чём глобальные отличия: 

1. Не нужно следить за тем, чтобы во всех строках и столбцах были вбиты нужные формулы. В Excel формулы часто теряются, а ещё чаще их переделывают. В «Сметотделе» базовые формулы заданы вручную. Из-за этого нет динамического вычисления в переменных. В настройки выведены параметры для автоматического расчёта часов, например, ставка или процент на стоимость. Поэтому можно не переживать, что при расчётах «‎что-то поедет».

2. Декомпозиция сметы по этапам проекта. Функциональность позволяет отдельно показать, сколько стоит этап проектирования, дизайна, разработки технического задания и разные спринты. Если менеджер продаёт почасовую оплату, можно показать заложенные часы на каждый этап. Если продаём этап по фиксированной цене, часы можно убрать и показывать только стоимость. 

3. «Сметотдел» хранит данные о всех ранее созданных сметах и оценках. Эти данные можно переиспользовать в новых расчётах и сохранять шаблоны разных типов проектов.

4. Есть экспорт сметы в виде гугл-дока или XSLX. Менеджер нажимает на кнопку, и для него автоматически генерируется гугл-док или xslx-файл, который можно распечатать. 

пример для демонстрации, поэтому без данных

Дополнительные функции

1. Для типовых задач можно готовить шаблонные сметы и переиспользовать их. Менеджер вбивает название задачи в поиск, и если смета с такой задачей уже есть, можно настроить автозаполнение. Так смету с оценками, бюджетом разработки и ценой продажи можно оформить в пару кликов. Либо быстро отредактировать полуготовую смету и отдать её клиенту.

2. Из разных шаблонных смет можно открыть списки задач с оценками и добавить в свою смету. Например, можно выбрать исследование целевой аудитории и user stories — они уже есть в «Сметотделе» с базовыми типовыми оценками, которые мы вывели в прошлых аналогичных проектах.

3. Софт показывает, кто уже согласовал смету.

4. «Сметотдел» отображает данные в разных разрезах: можно отдельно посмотреть стоимость продажи, производства, проектирования интерфейса, разработки и так далее. Индивидуальные пункты, вроде покупки лицензии на «Битрикс», тоже выносятся отдельно.

5. Возможность скрывать задачи. Тогда они не попадут в экспортируемый документ, но всё равно останутся в качестве данных. В интерфейсе их можно будет обратно включить, если потребуется. Хорошо работает, когда на встрече вы понимаете, что подсчитанная задача сейчас в релиз не нужна. 

6. Есть возможность копировать строки.

7. Возможность оставлять комментарии и отвечать на них. При оставлении комментария приходит уведомление владельцу сметы в мессенджер.

Вместо итогов

«Сметотдел» делали около двух недель. У нас уже была «Панель» — внутренний инструмент, который полностью автоматизирует управленческий учёт. Просто дополнили его кастомизациями. В итоге получилось не много фичей и интеграций, но всё по делу.

На рынке точно есть готовое или похожее решение. Но нам это неинтересно — мы специально пишем софт под себя и свои бизнес-процессы. Так мы не тратим время на адаптацию готовых решений и не зависим от других компаний.

Ещё кейсы, где мы рассказывали, как автоматизировали свои бизнес-процессы:

Разработчики с сапогами: за 4 дня написали для себя таск-трекер.

Как мы разработали софт для автоматизации управленческого учёта.