Летом 2023 года в России насчитывалось почти полсотни фитнес-клубов DDX, и сеть продолжает расти и развиваться. Чтобы это стало возможным, была проделана большая подготовительная работа, важную роль в которой сыграла система MD Audit.
Развитие требует изменений
Некоторое время назад руководство сети фитнес-клубов DDX взяло курс на масштабирование — открытие новых клубов по всей России, но оказалось, что текущая структура работы компании к этому не готова.
Отсутствовал четкий регламент взаимодействия между отделами (IT, техническая служба, маркетинг) в результате которого исполнители общались в мессенджерах, задачи терялись, а исполнители зачастую недопонимали друг друга. Контроль качества работы клубов выполнялся лично региональными менеджерами, что занимало много времени и ограничивало количество клубов, которым может управлять один человек. В процессе таких аудитов нередко возникало недопонимание со стороны управляющих клубами, потому что разные менеджеры предъявляли разные требования, единого стандарта проверок не было и к ним нельзя было подготовиться.
В результате был сформирован ряд задач, в том числе тех, что касались организации операционной деятельности.
- Снять нагрузку с топ-менеджмента по проведению личных аудитов фитнес-клубов.
- Повысить эффективность аудитов и выстроить систему их проведения с возможностью масштабирования на растущую сеть клубов.
- Оптимизировать управленческую структуру: сократить численность менеджеров в клубах на 25%, увеличить количество клубов в управлении региональных менеджеров до 5.
- Включить в систему мотивации управляющих клубами результаты аудитов.
- Оптимизировать процесс взаимодействия с подрядными организациями (клининг) и между отделами (IT, техническая служба, маркетинг).
Но главным недостатком оказалось то, что результаты аудитов никто не анализировал в динамике. Отрабатывались только результаты каждого конкретного аудита, но данные не накапливались и не было понимания, правильно ли развивается тот или иной клуб и оценки результатов приложенных усилий в целом по сети.
Для реорганизации процесса операционного управления было принято решение о переводе процессов контроля и постановки задач в цифровой вид. В качестве платформы была выбрана система MD Audit.
Переход на цифровые рельсы проходил в три этапа
Сам процесс внедрения системы MD Audit был выполнен быстро: в течение одной недели были выполнены первичные настройки, сформирована иерархическая структура сети фитнес-клубов, заведены пользователи.
Такая простота внедрения объясняется тем, что для пользователей систему MD Audit настраивать не нужно: достаточно скачать мобильное приложение. Все настройки выполняются администратором в веб-версии системы.
Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit
На следующем этапе были созданы единые для всех чек-листы регулярных операций с пояснениями о критериях оценки и подсказками. Благодаря этому было решено сразу две задачи:
- Создана база для единой оценки всех фитнес-клубов и возможность их сравнения между собой.
- Появилась прозрачность всего процесса аудита: теперь управляющие фитнес-клубами четко понимали, какие к ним предъявляются требования и смогли выстраивать свою работу в соответствии с ними.
С помощью мобильного приложения MD Audit сотрудник стал тратить на проведение аудита в 2 раза меньше времени. А благодаря подсказкам и образцам правильного выполнения стандарта, процесс аудита получилось переложить с топ-менеджеров на других сотрудников.
На финальном этапе внедрения была пересмотрена система мотивации управляющих фитнес-клубами, куда были включены результаты аналитики MD Audit: оценка по проверкам, оценка по клубам, исполнительная дисциплина и т.д.
Рис. Интерфейс модуля аналитики MD Audit
Полгода работы принесли хорошие плоды
За 6 месяцев работы в сети фитнес-клубов DDX были достигнуты следующие результаты:
- Выявлены клубы с зонами роста, выстроена стратегия их развития.
- Оптимизирован штат менеджмента: проведены кадровые перестановки, изменены сферы ответственности.
- Оптимизирован процесс взаимодействия с подрядными организациями (клининг), благодаря чему удалось повысить качество получаемых услуг.
- Настроены каналы взаимодействия между отделами, благодаря чему удалось минимизировать время на коммуникацию и решение общих задач.
