Как сделать внутреннее обучение и онбординг эффективнее: разбираем кейсы Яндекс Практикума и международной FMCG-компании

Привет! Меня зовут Антон Макаров, я — руководитель Creonit / digital production. Разрабатываем цифровые сервисы для крупного бизнеса, корпораций и государства. Плотно работаем со сферой образования и реализовали множество проектов в этой области. Сегодня поговорим о том, как автоматизировать процессы внутреннего обучения работников в компании.

Ежедневно крупные компании нанимают сотни новых сотрудников. Обучение и адаптация большого количества людей в ручном режиме — дорогостоящий и часто неэффективный процесс, поскольку ресурсы внимания ограничены. Невозможно уследить за прогрессом тысячи работников без инструментов автоматизации.

Рассмотрим, какие инструменты используют Яндекс Практикум и международная FMCG-компания в обучении и адаптации сотрудников и обсудим, как можно улучшить существующие процессы.

Про онбординг

Комментарий Марка Маджидова, продакт-менеджера Яндекс Практикума

До недавнего времени все инструменты, связанные с вводом в должность и адаптацией сотрудников, были собраны в сервисах вроде Notion. Там заводили странички, добавляли инструкции, путеводители по инструментам, списки контактов, к которым можно обращаться с вопросами, и так далее. Информация по каждому направлению в компании находилась в одном месте.Сейчас всё из сторонних платформ перенесли во внутренние инструменты Яндекса, например, документацию ведём в нашей Wiki. Среди зарубежных сервисов не осталось безопасных решений — они могут уйти с рынка в любой момент.

Автоматизация онбординга

Системы автоматизации помогают упростить процесс онбординга новых сотрудников, предоставляя им доступ к необходимой информации и инструментам с первого дня работы. Это помогает сократить время, необходимое для полного погружения в работу, и снижает вероятность ухода сотрудника из-за трудностей в адаптации.

Каждый день в крупных компаниях выходят на работу десятки новых сотрудников.

Поэтому онбординг не должен отнимать много сил, времени и денег бизнеса. Особенно это важно для отделов с большой текучкой.

Собрать универсальный документ для всех должностей разом сложно, так как логика онбординга на разных позициях и в департаментах отличается. Коммерческому директору незачем знать, как оформлять отчёт по итогам маркетинговых исследований, а бухгалтеру не нужно вникать в детали разработки приложений.

Крупные компании часто создают внутренние порталы, которые помогают оптимизировать множество процессов, в том числе и онбординг. В первый рабочий день человек заходит в сервис, получает доступ к нужной конкретно для его работы информации и автоматически проходит обучение по шагам. На платформе можно изучать материалы и возвращаться к ним при необходимости.

Должностные инструкции должны лежать в открытом доступе с возможностью в любой момент быстро их посмотреть. При этом важно, чтобы человеку не приходилось долго искать файлы в большой базе данных.

Необходимая часть любого онбординга — финальный экзамен. Можно сделать на портале функциональность для его проведения или использовать чат-ботов со сценариями тестирований. Система проверит знания сотрудника автоматически, генерируя случайные списки вопросов по теме или заранее выбранные ответственным лицом списки. Так руководитель будет уверен, что человек усвоил информацию. Без экзамена в конце, материалы онбординга могут быстро пролистать и забыть.

Как крупные компании обучают сотрудников

Комментарий продакт-менеджера компании-лидера мирового FMCG-рынка

У нас огромная международная корпорация, поэтому всё стандартизировано.

Во-первых, есть площадка с обязательными тренингами. Там мы проходим курсы по инфобезопасности, техникам ведения переговоров и в целом изучаем компанию. Плюсом мы можем пользоваться сторонними платформами для обучения, например, Coursera. Она формирует полноценные треки развития. Если ты хочешь расти как продакт-менеджер, платформа сделает тебе подборку соответствующих курсов.

Во-вторых, есть собственная платформа для обучения — так называемая «Библиотека навыков». Там ты можешь выбрать навык или профессию и посмотреть, как его можно прокачать максимально быстро и эффективно. Этот сервис перелинкован со всеми ресурсами нашей компании. То есть сайт может сделать пользователю подборку нужных курсов одновременно со всех образовательных ресурсов, в том числе сторонних.

В третьих, у нас есть собственная платформа, где можно записаться на курс, который будет проходить real-time. Это различные семинары от компании только для внутренних сотрудников, которые ведут наши коллеги из других департаментов или приглашённые спикеры. Там можно выбрать себе программы по hard skills, soft skills и вообще всё, что угодно. Все эти курсы находятся на специальной платформе и постоянно обновляются. Ещё они все на английском языке, потому что общемировые — для всех подразделений компании.

Для тех, кто запутался в многообразии источников знаний, есть площадка Workday. Зайдя на платформу, ты сможешь увидеть, какие навыки и компетенции необходимо развить для твоей текущей должности. Также с этим вопросом всегда можно обратиться к своему руководителю.

Также есть менторская программа. Можно написать коллеге: «Помоги мне научиться питонить», и он скажет: «Всё, организовываем сессии раз в неделю и вместе идём к цели». Или тебе интересен опыт мамы-карьеристки, в этой программе ты также сможешь найти себе наставника

Большинство платформ для развития навыков — не собственная разработка нашей компании. Это купленные и адаптированные под компанию подписки.

«Библиотека навыков» — это попытка создать платформу, которая будет объединять все ресурсы для обучения компании. Но массив данных настолько большой, что выглядит сервис плохо, как таблица в Excel.

Кроме того, наша компания не создаёт что-то отдельно под Россию. В компании всё делают для всех представительств. Объединить все мировые знания просто невозможно.

Несмотря на большое количество разных форматов обучения, в нашей компании нет тестирований и трекинга знаний. Весь освоенный материал на совести сотрудника.

Как можно улучшить процессы

Главный минус в таком подходе к обучению — отсутствие чёткой программы с последовательным изучением материалов для каждой роли. При этом обучение полностью на совести сотрудника. Соответственно, руководитель не может узнать, какой курс, кем и в каком объёме был изучен. Это приводит к тому, что работники могут брать программы, которые не нужны для их профессионального развития и не соответствуют должности.

В обучении персонала важен системный подход: его нужно планировать заранее, выстраивать приоритеты, прорабатывать разные варианты, подбирать курсы под задачи отдела или конкретного сотрудника.

Каждый сотрудник играет свою роль в команде, и для этой роли составляют карту компетенций. Скорее всего, работник не будет соответствовать требованиям к должности на 100%, поэтому для него делают индивидуальный план развития (ИПР).

Только при наличии индивидуального плана развития можно понять, какие курсы и материалы помогут человеку развиваться в нужном для него и компании направлении.

Чтобы исправить ситуацию с неразберихой в обучении сотрудников, стоит разобрать все текущие бизнес-процессы, связанные с ним. Какие-то убрать, добавить новые, пересобрать текущие, а затем связать их на одной платформе. Создать сервис, который объединит все источники и инструменты, и где ответственное лицо сможет составлять сотруднику индивидуальный план развития. Под этот ИПР платформа будет генерировать упорядоченный план обучения. По итогам курсов запускать тестирование, чтобы человек не для галочки проходил материал, а действительно получал новые знания и внедрял их в работу.

Если сотрудник самостоятельно будет выбирать темы и форматы обучения, он сконцентрируется на том, что интересно только ему. А компании развитие выбранных навыков на данной позиции может не принести пользы. Например, менеджер проекта вместо курсов по тайм-менеджменту выберет курс распознавания лжи. Тогда теряется польза и смысл этого обучения, потому что бизнес не получает результата. Курс окажется полезным для сотрудника, но никак не скажется на эффективности его работы.

Главная сложность здесь — продумать методологию со структурой обучения и методами оценки. Первое время составлять ИПР и подбирать к ним курсы придётся вручную, чтобы понять, как всё правильно автоматизировать в будущем. Например, отработать процесс в Excel-таблицах. Когда алгоритм работы станет понятен, можно делать собственную платформу, чат-бота или другое решение.

Комментарий Марка Маджидова, продакт-менеджера Яндекс Практикума

У нас есть два основных ресурса для обучения: Яндекс Практикум и другая образовательная платформа, которая является частью экосистемы компании.

В Яндекс Практикуме есть курсы, которые сделаны специально для сотрудников. Например, вводная часть онбординга, где рассказывают всё о Практикуме. На этой платформе обучение как у всех студентов — со встроенными видео, текстом и другими форматами, доступными в LMS.

Также мы даём сотрудникам ранний доступ к некоторым учебным программам, чтобы они могли пройти их, получить новые знания и дать фидбек. Так мы улучшаем курс, а внутренние специалисты проходят дополнительное обучение.

На второй платформе Яндекса, о которой я говорил выше, обучаются сотрудники всей компании, не только Практикума. Материалы для изучения преимущественно в текстово-графическом формате. Есть встроенное тестирование, которое показывает, насколько хорошо ты понял тему.

Также на этой платформе можно добавлять курсы в «Избранное», и они будут отображаться у пользователя в личном кабинете.

Ещё из особенностей — у нас есть что-то вроде внутренней wiki. Это специальная платформа, где можно найти информацию о любом сотруднике: кто он, в каком подразделении работает, в каком офисе находится и какие слоты для встреч у него есть. Там же можно поделиться фидбэком с этим человеком. На этой платформе видно, какие курсы проходил сотрудник. Плюсом есть элемент геймификации — за прохождение некоторых программ дают ачивки. Они тоже отображаются во внутренней wiki.

Главный минус текущего решения, на мой взгляд, — нет единого пространства, где ты бы мог проходить материалы, возвращаться к ним по необходимости, проходить тесты. Всё разбито по нескольким платформам.

Люди, которые до этого не работали в больших корпорациях, могут запутаться или забыть что-то сделать на ранних этапах адаптации.

Автоматизация обучения

Ситуация, когда компания использует сервисы, которые расположены на разных платформах — не редкость. Но единая платформа для обучения помогает упростить процесс обучения, сократить затраты на поддержку и синхронизацию данных из разных сервисов и сделать процесс более прозрачным и контролируемым.

У нас был кейс, когда инструменты компании в области HR-консалтинга были расположены на разных сервисах в пяти системах, данные из которых собирали вручную. Представляете, сколько времени тратили сотрудники на сбор данных? В статье мы рассказали, как объединили и автоматизировали на одной платформе все инструменты для тестирования сотрудников и кандидатов b2b-компаний для этого клиента.

С 2022 года все большие корпорации столкнулись с проблемами из-за ухода иностранных вендоров и стремятся создавать собственные продукты. Работа с частью SaaS-сервисов может быть приостановлена или затруднена в любой момент. Поэтому другая причина делать единую платформу — если компания хочет уменьшить зависимость от внешних поставщиков и сервисов из-за политики безопасности.

Автоматизация онбординга и обучения сотрудников

Автоматизировать эти процессы можно с помощью разных инструментов, приведём три примера.

Способ №1 — внедрить чат-бота для части процессов

Чат-бот — это уже готовый интерфейс внутри мессенджера. Для работы чат-бота достаточно сделать только бэкенд — реализовать необходимую логику для прохождения курсов, выдачи материалов и тестирований.

По какой схеме может работать чат-бот:

• Сотруднику приходит пуш: «Привет, вам сформировали ИПР и назначили новый курс».
• Сотрудник смотрит свой ИПР и изучает материалы.
• Бот ведёт пользователя по сценариям до прохождения тестов.
• После теста подводит итоги и направляет результат руководителю.

С помощью чат-бота можно запустить пилот и проверить, как всё работает. В будущем этот продукт даже не обязательно дорабатывать — он всё равно справится с задачей по автоматизации процесса.

Ботов проще внедрить в работу, потому что смартфон с мессенджером есть у всех под рукой. Но такое решение подходит не всем.

Способ №2 — разработать продукт под себя

Запуск собственного продукта обезопасит компанию от внезапного ухода вендоров и потери данных. Кроме того, в будущем сервис можно дорабатывать под процессы компании и добавлять любые функции и интеграции. Часто компании откладывают разработку платформ для внутреннего использования, потому что это минимум полгода работы с долгими этапами согласований.

Для таких случаев мы создали Django Oberton — инструмент для быстрой оцифровки бизнес-процессов.

Это не SaaS, конструктор или коробочное решение, а полноценный цифровой продукт с открытым исходным кодом. Позволяет разрабатывать такие же функциональные B2B-решения, как при классической разработке, но сильно быстрее и дешевле. После запуска продукта любой python-разработчик сможет поддерживать и дорабатывать его по необходимости.

Благодаря Backend-Driven UI подходу (подробнее о нём мы рассказывали в других решениях: первое, второе), Django Oberton автоматически генерирует интерфейс и frontend продукта на основе данных и моделей, описанных на бэкенде. Вёрстка, все элементы дизайна и их свойства определяются на сервере без участия дизайнера и frontend-разработчика. Таким образом, можно сократить цикл разработки за счёт меньшего количества ролей и создавать интерфейс одним backend-специалистом.

Для запуска продукта на Django Oberton не требуется дизайнер и фронтенд-разработчик. Всю разработку может вести команда из четырёх человек: бизнес-аналитик, менеджер проектов, python-программист и QA-инженер. Это сокращает цепочки согласований, уменьшает сроки запуска проекта и фонд оплаты труда команды. Готовый продукт с открытым исходным кодом можно получить за 2 месяца, разместить внутри инфраструктуры компании и дорабатывать по необходимости.

С помощью Django Oberton возможно запустить HR-портал со списком сотрудников для составления ИПР, отслеживания прогресса в обучении, проведения тестирований и других функций.

Способ №3 — воспользоваться готовым решением

На рынке существует большое количество готовых продуктов для автоматизации онбординга и обучения: LMS-платформы, мобильные приложения для адаптации сотрудников, чат-боты. Если у компании нет запроса на разработку специфического сервиса, можно воспользоваться ими.

Но нужно помнить, что сторонний продукт не будет подстраиваться под ваши бизнес-процессы и учитывать специфику компании, в нём могут быть не все нужные функции и интеграции. Кроме того, не всем подходят такие продукты из-за политики безопасности, так как данные кампании будут храниться на чужих серверах.

Выводы

Чем больше людей компания сможет эффективно адаптировать и обучить, тем быстрее они начнут приносить результат. Сервисы для автоматизации образования и онбординга помогают снизить затраты, связанные с:

• Уходом руководителей из компании. ИПР работников, методология обучения и оценки результатов останутся в сервисе. Их всегда можно будет найти, актуализировать и передать новому человеку.
• Контролем успеваемости и качеством обучения сотрудников. Автоматизированные системы оптимизируют рабочие процессы, сокращая время, затрачиваемое на выполнение задач, и уменьшая количество ошибок. Например, сервис автоматически проведёт тестирование сотрудника в нужное время и направит оценку руководителю.
• Удержанием квалифицированных специалистов. Автоматизация процессов, предоставление удобных инструментов для работы и понятный план развития делают рабочее место более привлекательным для сотрудников.
• Текучкой кадров. Нанимающим менеджерам не придётся объяснять регламенты несколько раз людям, которые, возможно, уйдут через 2 месяца. За них всё сделает система.

При этом разработка продукта — не всегда марафон длиной в полгода. Работающий функциональный сервис можно получить за 2 месяца. Если ресурсов на запуск собственного сервиса нет, можно воспользоваться готовыми решениями.

Если вы столкнулись с проблемой объединения разных сервисов на одной платформе или хотите обсудить вопросы автоматизации в вашем конкретном случае – напишите нашему коммерческому директору Дмитрию в telegram или оставьте заявку на нашем сайте. Обсудим вашу ситуацию и вместе придумаем оптимальное решение.