Дочка Auchan перевела финучет на отечественную ИТ-систему всего за 6 месяцев

Компания Ceetrus, входящая в Auchan Holding, перевела финансовый учет и казначейство с зарубежной системы на «1С:Управление холдингом». Благодаря максимальному использованию типового функционала проект удалось завершить за 6 месяцев, тогда как обычные сроки таких проектов 1,5–2 года. В результате существенно сократились сроки оформления документов, нагрузка на сотрудников снизилась на 20%.

В поиске решения

До внедрения новой системы управления компания осуществляла свою деятельность на базе другой ИТ-платформы, но программный продукт был довольно устаревшим, с большим количеством доработок и не соответствовал текущим потребностям. Как рассказала главный бухгалтер компании Ceetrus Екатерина Утенкова, команда долго искала программу, отвечающую задачам компании в первую очередь при работе с торговыми центрами по международным стандартам финансовой отчетности ( МСФО ).

Помодульный запуск

Были выделены основные цели внедрения новой системы управления: автоматическое формирование бухгалтерской и налоговой отчетности; переход с текущих ИТ-систем на современное ПО, обеспечивающее все потребности бизнеса; повышение уровня автоматизации компании; сокращение нагрузки на сотрудников.

Проект реализован в очень короткие сроки — всего за 6 месяцев. Для понимания задач и особенностей бизнес-структуры компании в октябре 2018 года было проведено обследование проекта, в ноябре — декабре проект перешел на стадию проектирования. В январе 2019 года проводилась загрузка нормативно-справочной информации и части начальных остатков (перенос данных в новую информационную базу «1С»), и проект стартовал с полным спектром учета — бухгалтерским, налоговым и МСФО . В январе — марте 2019 проводилось обучение пользователей, в марте произведена дозагрузка начальных остатков.

«При этом нужно понимать, что цикл перехода из одной системы в другую очень долгий, и позволить себе оставаться в одной системе мы не могли, — поясняет Екатерина Утенкова. — Из-за сложной системы учета — учет МСФО закрывается в январе, а бухгалтерский учет — в феврале, загрузка первоначальных остатков происходила дважды. В связи с этим некоторое время приходилось работать в двух системах, что очень сложно».

В части бухгалтерского и налогового учета

Специфика компании потребовала большого количества доработок, которые были сделаны совместно с провайдером. Так как управление торговой недвижимостью составляет большую часть деятельности компании Ceetrus, важно было разработать собственный вариант расчета налога на имущество. Специально для этого дорабатывался учет основных средств, куда входят не только здания, но и помещения, и основные движимые и недвижимые средства.

«Много доработок было сделано в части кадастрового учета, — рассказывает Екатерина Утенкова, — поскольку в программе «1С» пока не было такой технологии, и в большей степени все утверждается для остаточной стоимости. Также в соответствии с нашими внутренними корпоративными требованиями были доработаны баланс и все приложения к балансу».

Итак, в части налога на имущество разработали: дополнительные отчеты по основным средствам, обработки по изменению ставок и кадастровой стоимости основных средств с особым порядком. В части бухгалтерской отчетности доработаны баланс и приложения.

Автоматизация МСФО

Для автоматизации МСФО пришлось разработать программу по интеграции «1С:Управление холдингом» с Oracle BI и Oracle Fusion, поскольку компания Ceetrus оказывает услуги «Ашан ритейл», который в 2019 году перешел на эту платформу.

Определенных усилий и затрат потребовало внедрение дополнительных аналитик.

«Сложность состоит в том, что нам, в силу специфики деятельности, необходимо 8 аналитик учета, а типовая программа «1С» предполагает 3 стандартные аналитики, — рассказывает Екатерина Утенкова. — Поэтому нужно было увеличить количество аналитик».

Учет бухгалтерский и учет МСФО имеют разные стандарты, но при этом компании важно вести учет собственных инвестиционных активов, поэтому настроен очень сложный мэппинг (составление таблицы соответствий бухгалтерских счетов из российского плана счетов и плана счетов МСФО ).

«Поскольку мэппинг сложный и необходимо много важных отчетов, разработаны сложные отчеты по выверке мэппинга, а также автоматизирован расчет дебиторской задолженности, поскольку в рамках группы мы рассчитываем дебиторскую задолженность по критериям, отличным от критериев бухгалтерского налогового учета».  

Ceetrus начал использовать «1C:Управление холдингом» для автоматизации процессов аренды и ведения отчетности, отвечающей международным стандартам финансовой отчетности. Нужно было доработать некоторые тонкости. В частности, был добавлен расчет переменной части арендной платы, автоматизирован процесс расчета «плохих» дебиторских долгов, отчеты по арендаторам по занимаемым помещениям, необходимые для управленческого учета МСФО по корпоративным стандартам, автоматизирован процесс выставления первичных документов.

В блоке «Казначейство»

За эти же полгода проекта было автоматизировано и казначейство, но благодаря внутренним строгим корпоративным процедурам компании это удалось сделать довольно быстро. «В компании есть определенные драйверы, следуя которым мы автоматизировали казначейство без особых проблем», — говорит Екатерина Утенкова.

Были внедрены автоматическая валидация контрагентов в соответствии с регламентом компании; автоблокировка заявок на оплату поставщика, не прошедшего валидацию; программная генерация всей цепочки документов по блоку «казначейство» от акта до банк-клиента, в соответствии с регламентом. Разработана гибкая среда контроля на уровне документов, платежного календаря; внедрены контрольные отчеты, показывающие в том числе ошибки пользователей системы по введенным данным в первичных документах.

Результаты внедрения

В результате внедрения сократились сроки закрытия периода. «Как западная компания мы закрываем наш финансовый период на пятый рабочий день нового года, и в части бухгалтерской отчетности я делаю всю отчетность сразу, после того как мы закрыли МСФО , то есть на шестой рабочий день нового года», — рассказывает Екатерина Утенкова.

Сократились сроки выставления документов арендаторам. Благодаря внедрению инструментов контроля получается быстро и тщательно следить за дебиторской задолженностью, и самое главное — делать это очень просто.

Дополнительно в модуле казначейства доработан процесс по формированию платежных поручений с учетом сложных аналитик компании Ceetrus.

По результатам запуска нагрузка на сотрудников сократилась на 20% рабочего времени.

Успешно реализовать проект в короткий срок позволили слаженная работа команды и оптимальное использование типового функционала продукта.

«Чтобы внедрить за 6 месяцев, вместо стандартных 1,5–2 лет, и не умереть, нужны хорошая команда внедренцев и понимание бизнес-процессов, — говорит Екатерина Утенкова. — Важно не только донести задачу до интегратора, но и получить адекватную обратную связь. Мы благодарны команде «Аксиома-софт» за творческий подход к внедрению, понимание финансовых особенностей и быстрый поиск решения и профессионализм».  

Retail.ru