Сократить время и затраты
Учитывая масштабы X5 Group, несложно представить себе, с каким огромным потоком документов товарооборота ежедневно сталкивается компания. Если обмен данными через электронную почту все еще остается приемлемым для небольших фирм, то для X5 такой формат работы означал бы колоссальные временные и трудовые затраты на обработку, корректировку и отправку документов. Так, по словам, Вячеслава Поликарпова, старшего руководителя проектов X5 Retail Group, внедрение электронного документооборота (EDI) являлось важным элементом оптимизации бизнес-процессов компании. Поэтому в начале 2012 г. было принято решение перейти на безбумажный обмен документами с поставщиками.
Приступая к реализации данного проекта, X5 Retail Group изначально ставила перед собой высокие цели: сократить время обработки одного документа с 30 до 5 минут, значительно снизить затраты на бумагу, оргтехнику и пересылку документов, ввести единый каталог продукции для работы с разными поставщиками и, наконец, свести к минимуму число ошибок, обусловленных ручным вводом информации.
Выбор поставщика
В результате проведения тендера в качестве партнеров по предоставлению услуг электронного документооборота Х5 Retail Group были выбраны 4 крупнейших EDI провайдера: EDISOFT, «Корус Консалтинг», Exite и LeraData. По словам Антона Свердлова, исполнительного директора EDISOFT, компании предоставившей сервис электронного обмена данными на базе собственной платформы: «X5 предъявляла очень жесткие требования к техническому качеству EDI-платформы, уровню сервиса и обеспечению безопасности информации. Многие процессы приходилось создавать с нуля и учиться на собственных ошибках».
Сэкономить миллионы
В результате сотрудничества X5 Retail Group удалось подключить порядка 94% поставщиков к безбумажному документообороту и перевести 97% документооборота «заказ-поставка» в электронный вид («заказ», «ответ на заказ», «уведомление о получении», «уведомление об отгрузке», «акт сверки взаиморасчетов» и др.). Оценив экономическую эффективность реализации проекта EDI (по предварительным оценкам экономия составила 112,9 млн. руб. в год), руководство X5 Retail Group решило реализовать второй масштабный проект – внедрение обмена электронными ЮЗДО со своими поставщиками.
Как рассказывает Вячеслав Поликарпов (X5 Retail Group), «На тот момент X5 Retail Group получала около 1,5 млн. счетов-фактур ежемесячно, и это не считая корректировочных и исправленных СФ. На обработку только этих документов было выделено несколько сотен бухгалтеров». Внедрение ЭСФ – было той необходимой мерой, которая позволила бы X5 Retail Group ускорить процесс документооборота: сократить время доставки и корректировки счетов-фактур, снизить количество ошибок ручного ввода и освободить бухгалтеров для решения других задач.
В марте 2012 г. совместно с EDISOFT, также являющимся доверенным оператором электронного документооборота, начался крупнейший в России проект по внедрению электронных счетов-фактур с использованием электронной подписи (ЭП). В его поддержку с марта 2012 г. по май 2013 г. был проведен целый ряд информационно-обучающих конференций практически во всех регионах, где представлена X5 Retail Group, начиная от Центральной России и заканчивая Уралом и Сибирью. Мероприятия дали возможность более чем 2500 представителям поставщиков сети X5 Retail Group (бухгалтерам, IT-специалистам, менеджерам по работы с ключевыми клиентами и др.) получить ценные знания о самых прогрессивных способах обмена инвойсами и возможностях оптимизации документооборота.
В начале апреля 2013 года сеть получила первые электронные счета-фактуры от своих поставщиков, подписанные ЭП, что подтверждало их юридическую значимость. В данный момент наряду с EDI, внедрение электронных счетов-фактур стало неотъемлемым условием сотрудничества с X5 Retail Group.
Сейчас X5 Retail Group и EDISOFT продолжают активно подключать партнеров торговой сети к сервису передачи электронных счетов-фактур и к концу этого года планируют перевести 100% поставщиков компании на безбумажный обмен инвойсами.
